Artykuł: Systemy fakturowe on-line

W środowisku osób niewidomych wciąż rośnie rzesza tych, które decydują się na prowadzenie własnej działalności gospodarczej. W tym celu potrzebna jest nie tylko wiedza i obycie, ale często również odpowiednie narzędzia, umożliwiające nam dokonywanie niezbędnych czynności bez pomocy osób trzecich.

Podczas prowadzenia firmy, najczęściej nie obędziemy się bez wystawiania faktur, niezależnie od tego, czy będziemy to robili regularnie czy okazjonalnie. Warto zatem wiedzieć, które z dostępnych systemów fakturowych są dla nas obsługiwalne.

Darmowe lub niedrogie systemy fakturowe występują najczęściej w wersji on-line. Ma to tę zaletę, że z założenia daje większą szansę ich obsłużenia przez osobę niewidomą, o ile nie będą to serwisy nadmiernie udziwnione graficznie. Ponadto faktury w systemie on-line są dostępne z wielu komputerów, w razie potrzeby dla wielu osób, co zapewnia również dużą elastyczność.

Zwykle tego typu bezpłatne usługi mają swoje ograniczenia np. co do ilości wystawianych miesięcznie dokumentów, bądź po prostu czasowe. Małej firmie może to w zupełności wystarczyć, większe będą musiały opłacić abonament, który zwykle nie jest jednak wysoki.

InFakt.pl

InFakt jest systemem on-line służącym do wystawiania faktur oraz zawierającym moduł do prowadzenia księgowości. Korzystam z niego na co dzień, omówię więc go nieco szerzej od innych serwisów, by na jego przykładzie ukazać ogólną zasadę funkcjonowania tego typu systemów.

Do korzystania z niego niezbędne jest założenie bezpłatnego konta. W systemie tym darmowa usługa obejmuje wystawienie trzech faktur w miesiącu. Do trzech jest również ograniczona liczba zdefiniowanych klientów.

System ten umożliwia wystawianie zarówno zwykłych faktur VAT, jak i faktur pro-forma, dowodów wewnętrznych, faktur VAT marża, zaliczkowych, korygujących, a także not korygujących.

W zakładce ?Ustawienia? możemy zdefiniować kluczowe dane, potrzebne do wystawiania faktur. Są to przede wszystkim dane firmy, takie jak jej nazwa, adres czy numer NIP. Możemy też ustalić sposób numerowania faktur. Jeżeli wystawiamy faktury płatne przelewem, warto też zdefiniować numer konta bankowego, wówczas po wybraniu takiego sposobu płatności, automatycznie pojawi się on na fakturze. Możemy również wybrać domyślny sposób płatności, termin płatności lub skorzystać z gotowych szablonów.

Jeżeli wystawiamy regularnie ten sam rodzaj faktur, np. świadczymy usługi cykliczne, opłacane za każdy miesiąc, możemy użyć zakładki ?Zdefiniowane faktury?. Dzięki temu nie będziemy musieli za każdym razem wprowadzać tych samych danych, wybierać tego samego produktu, itd. Zakładka ta znajduje się w panelu głównym. Po wejściu w nią uzyskamy listę już istniejących zdefiniowanych faktur, o ile takowe utworzyliśmy, a chcąc utworzyć nową, musimy kliknąć ?Zdefiniuj fakturę?. Pojawi się wówczas formularz nowej faktury, który będzie omówiony poniżej.

Warto również zdefiniować najczęściej sprzedawane produkty. W tym celu należy wejść w zakładkę ?Produkty?. Znajdziemy tam listę już zdefiniowanych produktów. Chcąc zdefiniować nowy, należy kliknąć ?Dodaj produkt?. Otworzy się wówczas formularz, w którym będziemy mieli do uzupełnienia takie pola, jak nazwa produktu, jednostka miary, ilość, cena netto, wartość netto, stawka VAT, kwota VAT, wartość brutto. Warto zwrócić uwagę, że wpisując wartość netto lub brutto i wybierając stawkę VAT przy pomocy pola kombi, uzyskamy automatyczne obliczenie pozostałych kwot, nie trzeba więc ręcznie przeliczać, ile wynosi VAT z danej kwoty. Po wypełnieniu wszystkich pól należy użyć przycisku ?Zapisz?, a produkt zostanie zapisany.

Z pewnością warto również zdefiniować klientów, na rzecz których częściej świadczymy usługi. W zakładce ?Klienci? możemy zobaczyć wszystkich zdefiniowanych dotąd klientów, edytować ich dane, a także dodać nowych, używając linku ?Dodaj klienta?. Co ciekawe, wpisując nr NIP Klienta, resztę jego danych możemy uzyskać automatycznie, ponieważ system otrzymuje je z odpowiedniej bazy, do tego celu niezbędne jest jednak wpisanie kodu z obrazka. Oczywiście dane nowego klienta można również wprowadzić ręcznie.

Po wprowadzeniu wszystkich ustawień i zdefiniowaniu potrzebnych nam elementów faktury, czas na jej wystawienie. W tym celu, w głównym panelu serwisu należy kliknąć link ?Nowa faktura VAT?, ewentualnie wybrać inny z dostępnych dokumentów, np. faktura pro-forma. Otworzy się wówczas formularz, w którym będzie trzeba uzupełnić niezbędne pola. Pierwsze z nich to ?Faktura VAT numer:?. Pole to będzie automatycznie uzupełnione, ponieważ system sam numeruje faktury według wybranego wcześniej formatu. Dalej znajduje się rubryka ?Klient i terminy?, w której znajdziemy pole kombi, służące do wyboru klienta. Tutaj również możemy dodać nowego klienta. Niestety, nie ma możliwości wprowadzania klientów z ręki, tj. bezpośrednio w formularzu samej faktury, jedynie na jednorazowy użytek. Po dodaniu nowego Klienta, znajdzie się on już bowiem wśród klientów zdefiniowanych. Jest to niewątpliwie wadą w wypadku wersji darmowej, w której liczba dodawanych klientów jest ograniczona jedynie do trzech.

Dalej znajdują się automatycznie wypełnione pola ?Data wystawienia? oraz ?Data sprzedaży?, a także ?Termin zapłaty?, również wypełnione automatycznie według wcześniej wybranych ustawień. Datę tę można zmienić w formularzu.

Kolejna część formularza to ?Produkty?, w której znajduje się tabela ?Towar/Usługi?. Znajdziemy tam zdefiniowane wcześniej produkty, które wybieramy poprzez naciśnięcie klawisza Enter. Jeżeli zdefiniowaliśmy również ich ceny i stawki VAT, odpowiednie pola zostaną automatycznie wypełnione. Jeżeli chcemy, by na fakturze znalazł się więcej niż jeden produkt, należy kliknąć ?Dodaj nowe pole?. Na tym etapie można również wprowadzać produkty z ręki, tj. nie trzeba ich wybierać z listy zdefiniowanych.

Kolejne pole to ?Płatności?, w którym znajdziemy podsumowanie ceny do zapłaty z całej faktury, pole do wpisania zapłaconej sumy oraz kwoty, która pozostała do zapłaty, trzeba też wybrać walutę i sposób płatności, do czego służą wygodne pola kombi.

Ostatnia część formularza to ?Podpisy i uwagi?, w której znajdziemy miejsce na wpisanie imienia i nazwiska sprzedawcy, odbiorcy, a także pole na dodatkowe uwagi. Po wypełnieniu powyższych pól pozostaje jedynie użyć przycisku ?Zapisz?. Taką fakturę można wydrukować, zapisać na dysku w formie pliku PDF lub wysłać mailem do klienta.

Ogólnie w moim odczuciu system InFakt jest mocno intuicyjny i przyjazny. Nie napotkałam w jego obsłudze żadnych problemów, poza okazjonalną koniecznością wprowadzenia kodu z obrazka. Pola formularzy są właściwie poopisywane, często stosowane są również pola kombi, a cały system jest przejrzysty.

Faktura.pl

Faktura.pl to kolejny serwis on-line, oferujący usługi wystawiania faktur. Przez trzy miesiące możemy korzystać z niego za darmo, po upływie tego terminu tracimy taką możliwość i musimy korzystać z systemu doładowań, dzięki któremu możemy zasilić konto i przedłużyć jego ważność, a każda czynność ma swoją określoną cenę. Aktualnie serwis jest w trakcie wprowadzania zmian, można już korzystać z wersji beta nowego interfejsu, co uczyniłam na potrzeby niniejszego tekstu.

Przed przystąpieniem do wystawiania faktur, warto wprowadzić ustawienia, zarówno te niezbędne, jak i te, które po prostu uproszczą cały proces. Wszystko znajdziemy w zakładce ?Moje konto?, w której możemy m.in. wprowadzić dane naszej firmy, kont bankowych, wybrać sposób numerowania faktur, określić sposoby płatności itd.

W systemie tym, korzystając z zakładki ?Nabywcy i produkty? możemy zdefiniować dane naszych klientów oraz produkty. Robi się to przy pomocy prostych formularzy. W wypadku definiowania produktów, wadą jest moim zdaniem możliwość zdefiniowania jedynie ceny netto, czasem bowiem bywa tak, że punktem wyjścia jest wartość brutto, a taka konstrukcja formularza zmusza użytkownika do samodzielnego wyliczenia kwoty netto.

System pozwala zarówno na wystawianie faktur VAT, jak i pro-forma, rachunków, faktur VAT marża oraz zaliczkowych.

Wystawianie samej faktury wymaga również wypełnienia odpowiedniego formularza, co możemy zrobić, klikając ?Wystaw fakturę? w głównym panelu serwisu. Zauważyłam, że w większości jego pola są podpisane prawidłowo, ale niestety nie wszystkie. Pamiętajmy jednak, że mówimy o wersji beta, być może więc coś się jeszcze zmieni. Na uwagę zasługuje możliwość ręcznego wprowadzenia danych klienta czy produktu, bez wcześniejszego definiowania, co jest moim zdaniem sporym plusem. Tutaj również, wpisując cenę danego produktu, np. brutto, uzyskamy wartość netto oraz podatku VAT i odwrotnie. Tak przygotowaną fakturę można po prostu wydrukować lub też wysłać mailem, wysłać informację o fakturze SMS-em, faksem, zlecić wydruk faktury ze wskazaniem adresu doręczenia, zastosować pieczęć monitoringu płatności, itd. Każda z tych opcji jest jednak dodatkowo płatna. Jeżeli nie zaznaczymy żadnej z tych opcji, po kliknięciu przycisku ?Wyślij zapytanie?, otrzymamy możliwość wydrukowania dokumentu. Niestety, przycisk ten nie jest odczytywany przez program Jaws w wypadku pracy z Firefoxem. W Internet Explorerze problem się nie pojawia.

Serwis faktura.pl wydaje się przejrzysty, prosty i obsługiwalny dla osoby niewidomej, trudno go jednak uznać za system darmowy, co część osób może zniechęcić.

iFirma.pl

IFirma.pl to serwis oferujący zarówno system fakturowy on-line, jak i księgowy. Faktury możemy w nim wystawiać bezpłatnie, do tego bez ograniczeń ilościowych czy jakichkolwiek innych. Niestety interfejs jest moim zdaniem mało przejrzysty, funkcje związane z wystawianiem faktur gubią się pośród tych ściśle księgowych. Ponadto wydaje się on nie najlepiej dostosowany do potrzeb niewidomych, o czym łatwo się przekonać podczas wypełniania niektórych formularzy, w których pola ewidentnie nie są prawidłowo zaetykietowane. Tutaj również mamy możliwość definiowania klientów, korzystając z zakładki ?Kontrahenci?. Ten formularz jest łatwy do wypełnienia i prawidłowo opisany. Wygodne są również tzw. Szybkie faktury, tu jednak można korzystać jedynie ze zdefiniowanych wcześniej kontrahentów, a ilość pól formularza jest zredukowana do minimum i pojawiają się problemy z ich zaetykietowaniem.

Funkcji dotyczących faktur jest mniej niż w wyżej opisanych systemach i często niełatwo jest je odnaleźć. System ten z całą pewnością daje się obsłużyć przy pomocy screenreadera, nie jest to jednak moim zdaniem zbyt komfortowe i osobiście nie zdecydowałam się na korzystanie z tego serwisu, nawet biorąc pod uwagę fakt, iż w zakresie wystawiania faktur jest zupełnie darmowy.

Podsumowanie

Systemy do wystawiania faktur on-line są z pewnością ciekawą alternatywą dla tradycyjnych programów, które często bywają zupełnie niedostępne dla osób niewidomych. Trudno jednak nie zauważyć, że niełatwo jest znaleźć zadowalający serwis, który dodatkowo byłby bezpłatny (bez jakichkolwiek ograniczeń). Testowałam kilka tego typu serwisów, gdy rozpoczynałam prowadzenie działalności gospodarczej i najbardziej przypadł mi do gustu omawiany na początku artykułu InFakt, tym bardziej, że użytkownicy, mający niewielu klientów i wystawiający do trzech faktur w miesiącu, mogą z niego korzystać zupełnie za darmo. System faktura.pl również wygląda interesująco i jest w większości dostępny oraz prosty, mnie osobiście nie podoba się jednak system doładowań i brak możliwości bezpłatnego wystawiania niewielkiej ilości dokumentów. Zupełnie natomiast nie przekonuje mnie serwis iFirma.pl, choć wyglądał obiecująco z uwagi na całkowicie darmowe wystawianie faktur. Niestety moim zdaniem serwis ten nie oferuje zbyt wiele, jest mało przejrzysty i nie zawsze w pełni dostępny.

Magdalena Szyszka

 

Projekt współfinansowany ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz Gminy Miejskiej Kraków