Mobilny MS Outlook - ważne maile w zasięgu ręki

 

Poczta elektroniczna jest z nami już od kilkudziesięciu lat. Początkowo była ona domeną naukowców, którzy mimo dzielącej ich odległości dzięki e-mailom mogli utrzymywać ze sobą wygodny kontakt. Wraz z upowszechnieniem się Internetu, e-maile zaczęły stawać się coraz popularniejszą formą wymianą korespondencji, zarówno prywatnej, jak i biznesowej. W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie nawet najmniejszą firmę z dowolnej branży bez skrzynki e-mail. Zalew elektroniczną korespondencją zmusza nas bardzo często do sięgania po narzędzia, które pozwolą nam zapanować nad tym chaosem, a jest to potrzebne szczególnie w sytuacji, jeśli odpisywanie na e-maile to część naszej pracy. Programy pocztowe to jedne z najstarszych narzędzi internetowych. Są starsze od stron WWW.

Z upływem lat ewoluowały od tekstowych, takich jak Mail czy Pine, do graficznych, jak Thunderbird, The Bat! czy Becky, by w końcu znaleźć miejsce w naszych urządzeniach mobilnych.

Telefon mamy zawsze przy sobie, więc, będąc niejako na elektronicznej smyczy, często odpowiadamy na maile w drodze, podróży, a jeśli nawet nie odpowiadamy, to szybko zapoznajemy się z ich treścią. Sposób korzystania z poczty elektronicznej zmienił się wraz z upływem lat. Sam pamiętam doskonale połączenia z numerem dostępowym 0202122 i oczekiwanie, ileż to nowej korespondencji spłynie tym razem do mojej, pozwalającej pomieścić 3 MB wiadomości, skrzynki pocztowej w nieistniejącym już serwisie bezpłatnych kont e-mail KKI. Wtedy nawet spamy były interesujące. W końcu ktoś do nas napisał i to jeszcze po angielsku! Może to coś ważnego? Obecnie staram się filtrować moją elektroniczną korespondencję na ile to możliwe i skupiać się tylko na tych mailach, które w danym momencie są istotne. Wielkie zasługi ma w tym bohater dzisiejszego artykułu, program MS Outlook. Nie będę jednak pisał o desktopowej wersji tego programu, a o wersji mobilnej, która w moim przypadku zastąpiła domyślną aplikację Mail w systemie iOS. Właśnie, skoro o tym mowa dodam od razu, że skupię się na interfejsie Outlooka dla mobilnego systemu Apple. Jeśli ktoś jest zainteresowany również wersją dla Androida, zachęcam do wysłuchania prezentacji audio w serwisie tyflopodcast.net, w której z Pawłem Masarczykiem omówiliśmy ten program dość wyczerpująco.

Cztery zakładki, a pierwsza najważniejsza

Główne okno programu to cztery zakładki, pozwalające nam dotrzeć do wszystkich istotnych elementów Outlooka

  • Poczta – najistotniejsza zakładka, tu właśnie przeglądać będziemy nasze skrzynki mailowe.
  • Kalendarz – tu trafią subskrybowane przez nas kalendarze z różnych źródeł, takich jak Facebook, nasze konta Gmail i inne, które oferują kalendarze, oraz konto iCloud, jeśli je podepniemy.
  • Pliki – tu znajdziemy załączniki z wiadomości, jakie trafiają na nasze różne konta e-mail.
  • Kontakty – tu znajdują się nasze kontakty, zakładka pokazuje coś tylko w sytuacji, kiedy podpięte mamy konto iCloud lub inne, oferujące usługę katalogową.

Konfiguracja konta e-mail

Pierwszym krokiem po uruchomieniu MS Outlooka jest skonfigurowanie naszego konta poczty elektronicznej. W tym celu, w pierwszym oknie kreatora wybieramy typ konta, które chcemy dodać. Outlook bowiem, oprócz możliwości dodawania standardowych kont e-mail, pozwala na podłączenie tzw. kont magazynowych. Takie konta to nic innego, jak popularne sieciowe dyski takie jak dysk Google czy Dropbox. Jeśli zdecydujemy się na dodanie konta mailowego, w kolejnym oknie podajemy nasz adres e-mail. Jeśli korzystamy z popularnego dostawcy kont takiego jak Gmail, WP, Interia czy O2, adresy serwerów IMAP czy SMTP zostaną dobrane automatycznie. W przypadku np. naszego konta służbowego będziemy musieli zapytać administratora naszej poczty o kilka istotnych danych, takich jak adresy serwerów, protokoły komunikacyjne, czy rodzaje zabezpieczeń. Niestety zdarza się, że Outlook nie radzi sobie niekiedy z mniej typowymi konfiguracjami. W takim przypadku pozostaje nam uzbroić się w cierpliwość i skontaktować się z pomocą techniczną (usługa dostępna w języku angielskim), która rozwiąże nasze problemy. Sam miałem kłopot ze skonfigurowaniem jednej z moich służbowych skrzynek pocztowych i wsparcie MS Outlook okazało się bardzo kompetentne w tej kwestii.

Gdy nasz pocztowy arsenał składa się z więcej, niż jednego konta e-mail, dotarcie do opcji pozwalającej na dodanie kolejnej skrzynki jest nieco zagmatwane, ale spokojnie, tylko za pierwszym razem. Z zakładki Poczta musimy bowiem wybrać przycisk „Pokaż okienko nawigacji”, a następnie odszukać przycisk „Ustawienia”, wcisnąć go, a w kolejnym kroku, pod listą naszych skonfigurowanych kont, uaktywnić przycisk „Dodaj konto”, później jest już z górki.

Ustawienia

Skoro już jesteśmy w ustawieniach, zatrzymajmy się tu na moment i sprawdźmy, jak bardzo elastyczny jest mobilny Outlook.

Sekcja poczta

Pierwszy przycisk w tej grupie to „Powiadomienia”, tu decydujemy jak wiele różnego rodzaju powiadomień zaserwuje nam Outlook, możemy również wybrać jeden z dźwięków, informujących o nadejściu nowej poczty. Powiadomienia możemy skonfigurować dla każdego konta z osobna, decydując czy program ma informować nas o każdej wiadomości, o wiadomościach z tzw. priorytetowej skrzynki odbiorczej, to największa zaleta omawianego programu pocztowego, czy też ma przemilczać fakt pojawiania się jakichkolwiek wiadomości na tym koncie.

Kolejny przycisk opisany jest jako „Domyślne”, a przeznaczony jest do wybierania domyślnego konta poczty elektronicznej, z którego będziemy pisać i odpowiadać na wiadomości. Oczywiście, jeśli jakikolwiek mail przyjdzie do nas na inne skonfigurowane w Outlooku konto, wiadomość będąca odpowiedzią na niego zostanie wysłana z tamtej skrzynki chyba, że w trakcie redagowania maila zadecydujemy inaczej.

Kolejny przycisk to „podpis”, w tym miejscu ustawiamy naszą sygnaturkę, która dołączana będzie do każdego e-maila. Sygnaturkę możemy skonfigurować dla każdego konta z osobna, możemy również utworzyć jeden, globalny podpis.

Niestety, z przykrością muszę stwierdzić, że swego czasu Outlookowi w trakcie aktualizacji zdarzyło się zapomnieć wszelkie poustawiane przeze mnie podpisy, na szczęście obecnie taki problem już nie występuje i miejmy nadzieję, że nie wystąpi.

Kolejny przycisk, „Opcje przesuwania”, pozwala na wybranie tzw. szybkich akcji, do których mamy dostęp z poziomu pokrętła i pozycji czynności. Są to: usuń, archiwizuj, oznacz jako przeczytaną, przenieś, oflaguj, zaplanuj, oznacz jako przeczytaną i archiwizuj, brak.

Czas na bardzo ważny przełącznik - „Priorytetowa skrzynka odbiorcza”. Szczerze mówiąc jest to właśnie ta funkcja, dla której tak bardzo lubię korzystać z mobilnego Outlooka. Dzięki tej inteligentnej skrzynce możemy zdecydować, aby Outlook informował nas tylko i wyłącznie o tych wiadomościach, które będą dla nas istotne. O tym, czy dane wiadomości są ważne będziemy informować program pocztowy, systematycznie ucząc go naszych preferencji i przyzwyczajeń. Obecnie, szczerze mówiąc, już nie pamiętam, kiedy zdarzyła się sytuacja, by Outlook nie poinformował mnie o jakiejś ważnej wiadomości, czasem za to zdarza mu się przepuścić coś, co nie jest w danej chwili istotne. Aby nasz Outlook stał się tak właśnie „inteligentny”, musimy włączyć priorytetową skrzynkę odbiorczą, a w powiadomieniach dla naszych kont wybrać, aby program informował nas tylko o mailach, które wpadną do tej skrzynki.

Kolejny przycisk nosi nazwę „Liczba na wskaźniku” i dotyczy informacji o ilości nieprzeczytanych maili oraz o tym jakie wiadomości mają być uwzględniane w tym liczniku, a co za tym idzie, jaka liczba wiadomości ma być pokazywana na ikonie aplikacji. Możemy tu zadecydować, czy mają w ten sposób być zliczane maile tylko ze skrzynki priorytetowej, czy też ze wszystkich folderów.

Ostatnie pole wyboru poczty elektronicznej nosi nazwę „Organizuj wg wątków”. Możemy dzięki niemu zadecydować, czy maile mają być wyświetlane luzem, czy też w postaci wątków, ta druga opcja jest zdecydowanie wygodniejsza w przypadku dłuższych konwersacji, może jednak w pewnych sytuacjach być kłopotliwa. Czasami zdarza się bowiem tak, że Outlook źle podzieli wiadomości na konkretne porcje w wątku, przez co otrzymujemy bardzo długi, piętrowy twór maili, przez który niezwykle trudno jest się przedostać.

W ten sposób omówiliśmy całą sekcję dotyczącą poczty elektronicznej, ale to nie wszystko, co możemy skonfigurować w mobilnym Outlooku.

Sekcja Kalendarz

W tej sekcji pierwszy przycisk to powiadomienia. Za pomocą tego przycisku możemy zdecydować, ile czasu wcześniej otrzymamy powiadomienia przed wydarzeniami zaplanowanymi na konkretną porę (domyślnie 15 minut) oraz całodniowymi (domyślnie ustawiona wartość to 1 dzień wcześniej). Możemy w tym miejscu ustawić również szczegóły dotyczące powiadomień dla wszystkich kalendarzy, które subskrybujemy. Kolejny przycisk, opisany jako "Domyślne", pozwala nam wybrać domyślne konto kalendarza, do którego z automatu przypisywane będą wszystkie zdarzenia, no chyba, że zdecydujemy się wybrać inny. Następny przycisk, "Początek tygodnia" pozwala określić, czy w naszej strefie kulturowej tydzień zaczyna się od soboty, niedzieli, a może od poniedziałku. Domyślnie wybrana jest, rzecz jasna, ta ostatnia opcja.

Sekcja Integracje i Dodatki

W tym miejscu decydujemy o wszelkiego rodzaju połączeniach Outlooka z aplikacjami zewnętrznymi. Dostępne tu opcje zależą od tego, z jakich kont korzystamy i co oferują dostawcy naszej poczty. Z reguły jakiekolwiek korzyści pojawią się w momencie, gdy zdecydujemy się na używanie kont komercyjnych, np. przy pomocy serwera Exchange, zwykły Gmail nie zapewni nam zbytnich atrakcji w tym miejscu.

Sekcja Preferencje

W tym miejscu możemy włączyć, o ile nasz iPhone go wspiera, mechanizm Touch ID. Dzięki temu uzyskamy dodatkowe zabezpieczenie w dostępie do naszej poczty. Outlook nie uruchomi się, jeśli nie potwierdzimy swojej tożsamości odciskiem palca. Kolejną opcję z tej sekcji docenią z pewnością ci, którzy używają przeglądarek firm trzecich. Możemy tu bowiem zdecydować, w jakiej przeglądarce mają być otwierane linki zewnętrzne. To swego rodzaju prztyczek Microsoftu w nos Apple, bo producent iPhone’ a nie pozwala przecież na ustawienie jako domyślnej przeglądarki programu innego, niż Safari. Oprócz domyślnej przeglądarki, możemy również wybrać w tej sekcji domyślny silnik map i mam dziwne przeczucie, że wielu użytkowników wybierze rozwiązanie Google'a.

Zalety i wady Outlooka

Priorytetowa skrzynka odbiorcza to mechanizm, z powodu którego Outlook to mój domyślny klient pocztowy, nie radzę jednak nikomu pozbywać się systemowego maila. Zdarza się bowiem, że Outlook nie ze wszystkim sobie radzi, szczególnie ma to miejsce w sytuacji, gdy chcemy wysłać wiadomość elektroniczną z aplikacji zewnętrznej. Bywa wtedy tak, że gdy pozbędziemy się maila systemowego, uruchomi się i tak apple’owa formatka redagowania wiadomości, ale o wysłaniu e-maila będziemy mogli zapomnieć. Mimo, że Microsoft stawia na dostępność, okazjonalnie występują problemy z dostępem do pewnych elementów wiadomości, szczególnie załączników. Czasami nie da się również odszukać potrzebnych przycisków, jak choćby tego, który służy do przekazywania wiadomości dalej. Wspomnę jeszcze o samej priorytetowej skrzynce. Z reguły działa prawidłowo, jednak ma problemy z niektórymi typami serwerów e-mail oraz łączami internetowymi. Z tego powodu zdarzyło mi się już kilka razy z opóźnieniem odpowiedzieć na istotnego maila, bo nie pojawił mi się na ekranie blokady, a po uruchomieniu Outlooka siedział grzecznie w wiadomościach uznanych za ważne. Sprawiedliwie muszę jednak przyznać, że są to przypadki incydentalne i z reguły Outlook sprawuje się dobrze.

Słowem podsumowania

Poczta elektroniczna to w dzisiejszych czasach narzędzie, bez którego może da się żyć, ale raczej nie da się pracować. Szczególnie w przypadku większości niewidomych, wykonujących pracę przy użyciu komputera czy urządzeń mobilnych, tak ważny jest komfortowy dostęp do maili. Zachęcam wszystkich czytelników do tego, aby dali szansę mobilnej aplikacji firmy Microsoft. Mimo tego, że przez lata nie przekonałem się i chyba już nigdy nie przekonam się do Outlooka na PC, mobilna wersja tej aplikacji bardzo przypadła mi do gustu i mam nadzieję, że spełni również i oczekiwania przynajmniej części czytelników.

 

Projekt współfinansowany ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz Gminy Miejskiej Kraków