Artykuł: Tworzenie formularzy w Wordzie

Wielu użytkowników screenreaderów skarży się na trudności w korzystaniu z formularzy, tworzonych w Microsoft Word.

Często zdarza się, że instytucje wysyłają nam do wypełnienia taki dokument. Jest on skonstruowany w najprostszy możliwy sposób np.:

Imię i nazwisko: ?..

Data urodzenia:?.

W wykropkowane miejsca należy wpisać dane. Musimy w tym celu wykasować kropki, a następnie wpisać tekst.

Nie ma problemu, jeśli formularz wymaga krótkich wpisów, gorzej, gdy pojawia się pozycja, wymagająca dłuższego opisu - uzasadnienie, wyjaśnienie, opis sytuacji społecznej lub zawodowej itp.

Taki formularz ?rozjeżdża się?, zmienia się jego układ, a zatem i wygląd.

Osoba niewidoma lub bardzo słabowidząca nie ma możliwości zachowania układu graficznego tak skonstruowanego dokumentu.

Aby ułatwić posługiwanie się formularzami użytkownikom screenreaderów, proponuję metodę ich tworzenia, którą stosuję z powodzeniem od sześciu lat. Jestem użytkownikiem oprogramowania Jaws oraz pakietu biurowego MS-Office 2003. Myślę, że można zastosować moją metodę tworzenia formularzy również używając nowszej wersji tego popularnego oprogramowania.

Zaletą utworzonych w opisany poniżej sposób formularzy jest ograniczenie edycji wyłącznie do tekstu wprowadzonego do pól tekstowych i brak możliwości przypadkowej zmiany konstrukcji formularza, tzn. jego układu graficznego, formatu użytych czcionek oraz tekstu pomiędzy polami. Ma to duże znaczenie dla osób, które używają screenreadera i nie posługują się wzrokiem. Nieograniczona edycja formularza jest możliwa wyłącznie po usunięciu ochrony dokumentu.

Zaproponowana procedura tworzenia formularzy została sprawdzona z programem udźwiękowiającym Jaws i nie posiadam informacji,czy można je obsługiwać z innymi screenreaderami.

Zachęcam użytkowników innych programów udźwiękowiających do eksperymentowania, korzystając z poniższych wskazówek.

Tworzenie projektu

W pierwszym etapie tworzenia formularza niezbędna jest, jak sądzę, pomoc osoby widzącej. Najpierw musimy zdecydować o zawartości tekstowej pomiędzy polami formularza, formacie czcionek ? w zależności od przyjętej koncepcji formaty oraz kolory czcionek mogą być różne w tym samym formularzu. Taki tekst może zawierać np. opis części, z których się składa dokument.

Może to wyglądać w następujący sposób:

Część I: Dane osobowe

Część II: Sytuacja społeczna

Część III: Diagnoza sytuacji zawodowej, itp.

Zarówno treść pomiędzy polami formularza, jak i format czcionek, położenie pól tekstowych, pól wyboru, odstępy, marginesy i inne cechy dokumentu zależą od inwencji osoby konstruującej formularz oraz wymagań, jakie ma spełnić nasz dokument. Należy przyjąć założenie, że z formularza będą korzystać również osoby widzące, a więc, przejrzystość jest istotnym elementem, jaki musi być brany pod uwagę podczas jego projektowania.

Posługując się naszym przykładem, w części ?Dane osobowe? musimy zdecydować, jakie informacje chcemy w tej części dokumentu umieścić.

Mogą to być np.:

Imię i nazwisko,

Numer PESEL,

Data urodzenia,

Wykształcenie oraz inne, w zależności od potrzeb.

Pola tekstowe lub pola wyboru możemy wstawiać w kolejnym lub w tym samym wierszu.

Z mojego doświadczenia wynika, że do obsługi przez Jawsa najlepiej nadają się formularze, które zawierają pola tekstowe oraz pola wyboru. Nie polecam list rozwijanych, ponieważ miałem problemy z podpisaniem elementów. Może ktoś znajdzie jednak sposób, aby Jaws czytał każdy element takiej listy.

Wstawianie elementów formularza

Jeśli mamy utworzoną osnowę formularza, tzn. zdecydowaliśmy, co będzie znajdować się pomiędzy polami oraz jaki będzie format czcionek, możemy przejść do wstawiania elementów.

Uruchamiamy edytor tekstu Microsoft Word, kombinacją klawiszy ?ALT-w? przechodzimy do menu ?Widok?.

Następnie, strzałką w dół, ustawiamy się na pozycji ?Paski narzędzi? i naciskamy ENTER. Z menu, które się pojawi, wybieramy strzałką pozycję ?Pasek formularzy?, jeśli nie jest ona zaznaczona, naciskamy ENTER. Wyświetlony zostaje pasek formularzy. Jeśli opcja jest zaznaczona, pozostawiamy bez zmian i wychodzimy z menu. Dalej, kombinacją klawiszy ?CTRL-INS-g? uruchamiamy automatyczne etykietowanie grafiki. Po chwili usłyszymy komunikat: ?Zaetykietowano x elementów?, gdzie x oznacza liczbę zaetykietowanych grafik.

Należy pamiętać, że etykietowanie dotyczy okna Worda, a nie formularza.

Teraz, w trybie kursora Jaws możemy odczytać ikony paska formularza ? ?Wstaw pole tekstowe formularza?, ?Wstaw pole wyboru formularza?, ?Wstaw listę rozwijaną? oraz przycisk ?Chroń formularz?.

Wstawianie elementów do formularza

Jeśli mamy już opracowaną warstwę tekstową i wygląd formularza, możemy przejść do wstawiania pól w dokumencie.

Jak pisałem wcześniej, pola możemy wstawiać zarówno w wierszu, w którym umieściliśmy informację, co ma ono zawierać, jak i w następnym wierszu. W tym celu, wstawiamy kursor tekstowy w miejsce, gdzie ma znajdować się pole, przechodzimy w tryb kursora Jaws i na wyświetlonym wcześniej pasku formularzy klikamy lewym przyciskiem myszy ikonę ?Wstaw pole tekstowe formularza? lub ?Wstaw pole wyboru formularza?, w zależności od typu elementu, który w danym miejscu zamierzamy umieścić.

Czynność tę powtarzamy, aż wszystkie pola zostaną wstawione w żądane miejsca w dokumencie. Każdy wstawiony element nasz screenreader rozpozna jako pole tekstowe lub pole wyboru.

Do wykonania powyższych czynności można poprosić osobę widzącą, wówczas będziemy mieć pewność, że utworzony dokument posiada taki wygląd, jaki zaplanowaliśmy.

Teraz nadchodzi czas, by wybrać rodzaj czcionki, kolor oraz inne jej parametry. Czynność tę możemy wykonać w tym momencie lub w następnym kroku, o czym będzie poniżej.

Aby tekst w polu formularza był pisany żądanym rodzajem czcionki, zaznaczamy wstawione uprzednio pole tekstowe, ale nie tekst, znajdujący się między polami.

Formatowanie tekstu między nimi należy przeprowadzić oddzielnie.

Po zaznaczeniu pola tekstowego, w którym chcemy dopasować parametry czcionki, kombinacją klawiszy ?ALT-f? wchodzimy do menu ?Format?, gdzie znajdujemy pozycję ?Czcionka? i w oknie dialogowym wybieramy żądane jej parametry. Format czcionki nie musi być jednakowy we wszystkich polach tekstowych. W opisie między polami możemy również zastosować różne ich formaty w zależności od potrzeb, np. jeśli chcemy coś uwypuklić, zaznaczyć ważność itp.

Następnie, zapisujemy zmiany w naszym dokumencie. Możemy teraz przejść do ostatniego etapu tworzenia formularza.

Ostatni etap polega na podpisaniu elementów tak, aby screenreader odczytywał ich nazwy i zabezpieczeniu naszego dokumentu przed przypadkowymi zmianami.

Jeśli mamy już zaprojektowany formularz ? warstwę tekstową, sformatowany tekst oraz wstawione pola tekstowe i pola wyboru, klikamy dwukrotnie w odpowiedni element. Klawiszem TAB odnajdujemy przycisk ?Dodaj tekst pomocy?. Tu wpisujemy tekst, który ma odczytać screenreader, np. Imię, Nazwisko, Data urodzenia, itp.

Należy zauważyć, że w tym oknie dialogowym możemy wybrać inne parametry pola tekstowego lub pola wyboru np. maksymalna długość, data, zwykły tekst oraz inne parametry. Długość tekstu możemy pozostawić nieograniczoną, co spowoduje, że będzie można wpisywać dowolnie długi tekst.

Dla pola wyboru będą dostępne nieco inne opcje, ale również należy wpisać tekst pomocy, aby screenreader odczytał przeznaczenie elementu.

Procedurę powtarzamy dla wszystkich elementów formularza i po zakończeniu zapisujemy zmiany, używając komendy ?CTRL-S?.

Ostatnią czynnością, jaka nam pozostała, jest zabezpieczenie formularza. W tym celu klikamy lewym przyciskiem myszy na ikonę ?Chroń formularz?. Na zakończenie zapisujemy zmiany.

Nasz formularz jest gotowy do użycia.

Nawigacja jest możliwa tylko pomiędzy elementami dokumentu za pomocą klawisza TAB oraz kombinacji SHIFT-TAB. Można również nawigować po dokumencie za pomocą strzałek w górę i w dół.

Nawigacja po tekście wpisanym w pole tekstowe odbywa się za pomocą strzałek w prawo i w lewo. Możemy również kopiować, poprawiać i usuwać tekst z pola tekstowego. Nie można jednak zmienić formatu czcionek w polu tekstowym bez usunięcia zabezpieczenia formularza.

Po zabezpieczeniu formularza nie jest możliwy odczyt całości dokumentu za pomocą polecenia ?Czytaj wszystko?. Zawartość pomiędzy polami można próbować odczytać kursorem Jaws, taki odczyt utrudniają jednak elementy okna Worda, które ten tryb odczytu wykrywa.

W przypadku screenreadera Window-Eyes analogicznie, jak w przypadku Jawsa, możliwy jest odczyt treści między polami formularza za pomocą wskaźnika myszy. Po wyłączeniu zabezpieczenia przed modyfikacją możliwa jest również, podobnie  jak w przypadku Jawsa, praca z formularzem. NVDA niestety spisuje się najgorzej, bowiem w trybie ?Tylko do odczytu? nie czyta zupełnie nic, natomiast po wyłączeniu tego zabezpieczenia nie informuje nas o tym, które elementy dokumentu są polami, a które nie. Zarówno odczyt całego dokumentu, jak i jego nieograniczona edycja jest możliwa po usunięciu zabezpieczenia, czyli kliknięciu na pasku formularzy w ikonę ?Nie chroń formularza?.

Mikołaj Kamiński

 

Projekt współfinansowany ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz Gminy Miejskiej Kraków