Wstęp… czyli o tym, dlaczego właśnie
Microsoft Office Outlook
Wiele osób, zwłaszcza tych, które, podobnie jak ja, korzystały jeszcze z Windows XP i wcześniejszych wersji systemu od Microsoftu, na pewno dobrze pamięta program Outlook Express, czyli prosty w użyciu klient poczty, dostępny w Windows.
Powyższy program często bywa mylony z należącym do pakietu Microsoft Office, znacznie potężniejszym narzędziem o nazwie Microsoft Outlook. Nim jednak przystąpię do konkretu i opiszę zalety oraz wady tej aplikacji, cofnijmy się trochę w czasie.
Dziś już te dwie aplikacje nie są mylone, program Outlook Express został zastąpiony w Windows Vista Pocztą Systemu Windows (ang. Windows Mail), natomiast w Windows 7 w ogóle zrezygnowano z dołączania wbudowanego w system klienta pocztowego. Windows 8, 8.1 i najnowszy 10 to czas aplikacji uniwersalnej (wcześniej modern), czyli po prostu Poczta. Program to moim zdaniem prosty, aż zbyt prosty i o ile na sprzęcie dotykowym rozumiem sens istnienia takiego rozwiązania, użytkownik komputera PC, który może przetwarzać większe ilości danych, ma prawo oczekiwać czegoś więcej niż zaledwie kilku podstawowych opcji, dostępnych nawet w najstarszych i niepopularnych aplikacjach pocztowych. Znacznie więcej potrafi przecież stary Outlook Express w Windows XP.
W tym samym czasie rozwijały się też inne programy pocztowe, takie jak popularny i darmowy Mozilla Thunderbird czy płatny i mniej znany The Bat!.
Chociaż sporo czasu minęło już od szczytu popularności Outlook Express, wśród niewidomych nadal spotykam się z wieloma pytaniami na temat tej aplikacji. Dzieje się tak z różnych powodów. Jedni nie przeszli jeszcze na wyższą wersję Windows, inni, podobnie jak ja, odbili się od ściany, próbując okiełznać klienta poczty Mozilla Thunderbird, który z jakichś przyczyn im się nie spodobał. Są też jeszcze wszyscy ci, którzy po prostu nie potrzebują niczego bardziej skomplikowanego lub ich wersje czytnika ekranu, jeśli używają płatnych aplikacji tego typu, są już przestarzałe i nie wspierają najnowszych wersji popularnych aplikacji użytkowych.
Ja sam zaczynałem od programu Outlook Express. Jednak, gdy wiadomości zaczęło przybywać, a ich liczba z setek przeszła w dziesiątki tysięcy, program ten przestał spełniać moje oczekiwania. Ja również, podobnie jak wiele innych osób, chciałem się przesiąść na jakiegoś innego klienta poczty. Program odczytu ekranu NVDA dopiero ruszał na podbój komputerów niewidomych użytkowników, a firmy tworzące komercyjne oprogramowanie do odczytu ekranu jeszcze nie zaczęły wspierać klientów innych niż przede wszystkim aplikacje Microsoftu, czyli Outlook Express, Windows Mail czy Microsoft Office Outlook. Mój wybór padł na ten ostatni, wtedy w wersji 2003 pakietu Microsoft Office. Dziś jest to MS Office 2010.
Wiele osób powie, że obecnie to przecież żaden problem, bo jest przecież NVDA i Mozilla Thunderbird, a Microsoft wydał pakiet Windows Live zawierający aplikację do pracy z pocztą e-mail, że te rozwiązania są całkiem dobre i świetnie się sprawdzają, że więc wcale nie trzeba kupować pakietu Office 365 czy wersji pudełkowej Office’a. Nie bez znaczenia będzie dla nich argument ekonomiczny.
To oczywiście prawda. Microsoft Outlook nie jest dla każdego. Outlook jest dla tych, którzy jak ja, cenią sobie stabilność w czasie pracy. Cykl wydawniczy darmowych aplikacji takich jak Thunderbird przyspieszył tak gwałtownie, że w zasadzie nawet w najnowszych wersjach stabilnych trudno spodziewać się bezawaryjnej pracy, czy nawet tego, że po aktualizacji aplikacji mój czytnik ekranu nadal będzie z nią współpracował tak dobrze, jak wcześniej. Jest to niezaprzeczalny argument na rzecz programu Office Outlook, którego cykl wydawniczy nie jest tak szybki, a każda wydana główna wersja otrzymuje wiele poprawek tak, że tuż po wydaniu praca jest prawie bezawaryjna (zwłaszcza w najnowszych wersjach). Przy czym pod koniec życia danej wersji programu jest on zwykle jeszcze bardziej dopracowany. Producenci screenreaderów, zarówno darmowego NVDA, jak i płatnych JAWS czy Window-Eyes, mają dzięki temu więcej czasu, aby wsparcie dla danej wersji pakietu Office rozwijać, przez co praca z tymi aplikacjami jest dla osób niewidomych wygodniejsza.
Przykładem dobrze ilustrującym powyższe zjawisko jest choćby to, że jeszcze wiele osób korzysta z klienta poczty Thunderbird w wersjach 2 lub 3. Jakkolwiek są to obecnie bardzo stare wersje tej aplikacji, są one stabilne i nadal funkcjonalne. Podobnie jak dla mnie, tak i dla tych użytkowników tempo zmian w programie czy też ich kierunek oraz częste modyfikacje interfejsu użytkownika są obciążeniem i spowolnieniem codziennej ważnej czynności, jaką jest sprawdzanie poczty czy praca z kalendarzem.
Przesiadka z Outlook Express na Office Outlook to też doświadczenie bez wątpienia łatwiejsze od zmiany na aplikację innej firmy. Outlook 2003 czy nawet Outlook 2002 z pakietu Office XP stanowią swoiście rozbudowaną wersję Outlook Express’a. Co ważne, dla użytkownika zachowują maksymalne podobieństwo interfejsu użytkownika. Są to oczywiście dwie różne aplikacje, choć obszary ich zastosowań częściowo się pokrywają. Dzięki temu, zamiast na poznawaniu interfejsu, nowy użytkownik Office Outlook‘a może się skoncentrować na zapoznaniu się z nowymi funkcjami, a także na opanowaniu działania tych, które będzie wykorzystywać najczęściej. Specjalnie przywołałem tutaj te stare, już niewspierane wersje Office Outlook’a, ponieważ tak właśnie przechodziłem na nowy program pocztowy. Outlook 2007, chociaż inny, bardziej złożony pod względem interfejsu, ma przecież nadal te same, podobnie rozmieszczone elementy menu, podobne paski narzędzi itd. Dopiero wersja 2010 to znacznie różniący się od pierwszych wersji Outlooka program.
Kolejnym stereotypowym argumentem przeciwko Office Outlook czy ogólnie nowym wersjom Office, z którym chcę się rozprawić, jest interfejs Microsoft Office Fluent, czyli wciąż nielubiana wśród niewidomych wstążka. Znamy ją od czasu pojawienia się Microsoft Office 2007. W tej wersji pakietu wstążka miała początkowo istotnie pewne niedociągnięcia, co nie znaczy, że nie dało się z tym pracować. Istnieją oczywiście skróty klawiszowe do przechodzenia między kartami wstążki (dzisiejsze odpowiedniki elementów na pasku menu) czy też dalej skróty do przechodzenia między poszczególnymi grupami (podobne do podmenu), czy wreszcie poszczególnymi opcjami (podobne do poleceń menu). Po zapoznaniu się ze strukturą wstążki praca jest już całkiem przyjemna, zwłaszcza, że wiele skrótów klawiaturowych znanych ze starszych wersji pakietu Office działa w nowych wersjach tak samo. Można zatem powiedzieć, że pogląd, iż po wstążce można się poruszać tylko przy użyciu klawiszy Shift i Tab, jest błędny. Microsoft nawet wydał specjalne tabele, w których zestawiono obecną lokalizację polecenia na wstążce z jego odpowiednikiem z paska menu we wcześniejszych wersjach. Nowy interfejs nie zastąpił też wszędzie, a przynajmniej nie tak szybko, paska menu. W programie Outlook pasek menu jest nadal dostępny w wersji 2007 i tylko w oknach wiadomości pojawia się nowy element interfejsu. W wersji 2010 wstążkę można znaleźć już w każdym flagowym programie MS Office, w tym w Outlook.
Ostatnie dwa argumenty na rzecz programu Outlook… Po pierwsze długie wsparcie od producenta i firm trzecich. Pośród wielu wymagań wstępnych dla sterowników urządzeń czy aplikacji współpracujących z programami takimi jak przeglądarki internetowe czy klienty e-mail, często spotykałem się z informacją, że program ten współpracować będzie tylko z wersją 10 lub wyższą Firefoksa, wersją 5 lub wyższą Thunderbirda. W wymaganiach systemowych innego programu wersje, z którymi współpracuje mogą być oczywiście wyższe lub niższe. Efektem tego jest konieczność posiadania najnowszej wersji tego klienta poczty e-mail czy przeglądarki, nawet jeżeli z jakichś powodów praca z czytnikiem ekranu w najnowszej wersji nie jest zadowalająca. Tymczasem wsparcie dla poszczególnych wersji pakietu Office wynosi nawet do 10 lat. Office 2007 ma zapewnione aktualizacje zabezpieczeń do 2017 roku, a wersja 2013 nawet do 2023 roku. Ostatecznie więc tylko kilka wersji ma wsparcie producenta, a tym samym również firm trzecich, a nie, jak to ma miejsce w przypadku innych programów o szybkim cyklu wydawniczym, kilkanaście czy kilkadziesiąt. Dzięki temu można wybrać wersję najbardziej dostosowaną do swoich potrzeb, a gdy przyjdzie czas na zmianę, przygotować się do tego spokojnie. Office 365, czyli najnowszy sposób pozyskania pakietu Office, w wielu sytuacjach tańszy od zakupu pudełkowej wersji ma jeszcze jedną wielką zaletę. Dopóki nie wygaśnie nasza subskrypcja pakietu Office oprogramowanie, z którego korzystamy, będzie zawsze najnowsze. Więcej o wersjach i możliwościach zakupu napiszę w dalszej części.
Drugi argument na rzecz Outlooka to standard. Office od Microsoftu jest znany wszędzie, użytkowany w znacznej większości firm czy gospodarstw domowych od wielu lat. Dzięki temu wymiana informacji ważnych dla przedsiębiorstw czy osób prywatnych jest bardzo ułatwiona. Przykładem tego jest forum Outlook.pl, na którym ludzie wymieniają się informacjami o użytkowaniu, makrami ułatwiającymi wykonywanie różnych zadań czy wreszcie dodatkami do samej aplikacji. Rozwiązanie, które jeden użytkownik proponuje drugiemu użytkownikowi Outlooka czy szerzej pakietu Office, prawie zawsze zadziała. W przypadku aplikacji wydawanych często, jak powiedzmy Thunderbird, prawdopodobieństwo rozwiązania takiego problemu, ze względu na mnogość wersji czy używanych dodatków, znacznie spada.
Microsoft Office Outlook, co właściwie potrafi ta aplikacja?
Powyższy, nieco przydługi wstęp, uznałem za konieczny, ponieważ moim zdaniem aplikacja MS Outlook jest niedoceniana przez posiadaczy pakietu Office. Kieruję go też do tych, którzy, zniechęceni ilością opcji dostępnych w programie, zakończyli poznawanie aplikacji na samym początku, po ledwie kilku chwilach pracy.
Czas teraz na konkrety, czyli co właściwie oprócz pracy z pocztą e-mail potrafi Office Outlook.
Outlook to więcej niż klient poczty, co wcale nie znaczy, że trzeba korzystać ze wszystkich jego funkcji. Wszyscy ci, którym potrzebne jest zaawansowane narzędzie służące do pracy z dużą ilością wiadomości e-mail, w tym na więcej niż jednym komputerze, z pewnością się nie zawiodą.
Podobnie jak większość dobrych współczesnych klientów poczty elektronicznej Outlook posiada wszystkie narzędzia umożliwiające zarządzanie zawartością poczty e-mail, pracuje z serwerami POP3 i IMAP4, posiada wiele możliwości sortowania wiadomości w folderach za pomocą reguł, umożliwia oznaczanie wiadomości różnymi priorytetami. To co, moim zdaniem, wyróżnia Office Outlook spośród innych klientów poczty to ogromne możliwości dostosowania widoku różnych folderów zawierających wiadomości e-mail, a nawet terminy kalendarza, kontakty czy listę zadań. Możliwości związane z sortowaniem i grupowaniem są bardzo duże. Po pierwsze widok każdego folderu można dostosować niezależnie. Po drugie, można sortować i grupować według dobrze znanych pól, takich jak temat, od czy do, lecz również bardzo niestandardowych, takich jak indeks konwersacji, konwersacja czy flaga. Flagi w Microsoft Outlook to dodatkowe ułatwienie, głównie dla osób widzących, chociaż czytniki ekranu też je ogłaszają. Flagi wiadomości, obok priorytetów ułatwiają określenie ich ważności. Temat dostosowywania widoków folderów nie został wcale wyczerpany. Można dokładnie określać rozmiary kolumn na liście wiadomości lub liczbę wierszy w nagłówkach kolumn, można ukrywać lub pokazywać poszczególne kolumny na liście wiadomości. Dobrym przykładem jest kolumna ikona. Użytkownikom całkowicie niewidomym kolumna ikona jest zbędna, więc można ją po prostu ukryć, wyłączając stosowne pole w czasie dostosowywania widoku folderu.
Program Outlook potrafi jednak znacznie więcej. Oprócz poczty, umożliwia również pracę z kalendarzem. Nie ogranicza się to wcale do prostego dodawania terminów. Możliwości są znacznie większe, np. określenie liczby godzin dziennie na zadania czy dni, które są dniami roboczymi. Outlook umożliwia też nadawanie priorytetów czy określanie czasu na rozpoczęcie i zakończenie zadania, oznaczania terminów jako prywatne, zajęte i wiele więcej. Jest po prostu kompleksowym narzędziem pomagającym w zarządzaniu czasem. Podobnie jak w przypadku wiadomości e-mail, foldery kalendarza można również dostosować do własnych potrzeb. Foldery kalendarza posiadają oczywiście kilka własnych widoków, jak widok dnia, miesiąca czy tygodnia. Program Outlook nie tylko umożliwia tworzenie własnego kalendarza. Outlook może poprzez subskrypcję pobierać regularnie zawartość kalendarzy internetowych, takich jak kalendarz Google, a nawet, dzięki dodatkowi od Apple, możliwe jest działanie z kalendarzem iCloud. Program umożliwia też tworzenie list zadań do wykonania, co więcej, potrafi połączyć zadania z wiadomościami e-mail. Dzięki temu otrzymujemy zintegrowany system, w którym kalendarz/terminarz, lista zadań i poczta e-mail zarządzane są w sposób bardzo zintegrowany i płynny. Ułatwia też pracę w grupach czy organizowanie spotkań.
Dodatkowo możliwości Outlooka znacznie wzrosną w przypadku połączenia programu z kontem na serwerze Exchange, co umożliwia organizowanie pracy w grupie nad różnymi danymi. Ta funkcja jest wykorzystywana najczęściej w firmach, rzadziej przez użytkowników indywidualnych. Obok poczty i kalendarza, w programie znajdziemy również kontakty o bardzo rozbudowanych formularzach. Oprócz standardowych pól, takich jak imię, nazwisko, adres e-mail czy firma, są pola znacznie mniej typowe, jak na przykład różne rodzaje pól dotyczących numerów telefonów, osób powiązanych (jak asystent) itd.
W tak zaawansowanej aplikacji nie może oczywiście zabraknąć czegoś tak prostego jak… notatki. Outlook oczywiście umożliwia ich tworzenie. Jest to bardzo proste i nie wymaga niczego poza wykonaniem podstawowych czynności edycyjnych, niezbędnych do utworzenia takiej notatki.
Program Microsoft Office Outlook umożliwia również tworzenie makr, które ułatwią zautomatyzowanie powtarzających się często zadań, a także dostosują aplikację do wymagań konkretnego użytkownika czy wymagań w firmie.
Wiele aplikacji, takich jak dobrze znany wszystkim korzystającym ze skanerów Abbyy Finereader, posiada dodatki współpracujące z programami pakietu Microsoft Office, w tym Outlook, co jeszcze bardziej ułatwia codzienną pracę. Dodatki rozszerzają możliwości każdego programu, a w przypadku Outlooka, który sam w sobie jest potężnym narzędziem, robi to jeszcze większe wrażenie.
O możliwościach aplikacji Microsoft Office Outlook można napisać bardzo dużo, jednak nie to jest celem tego artykułu. Informacje o poszczególnych funkcjach łatwo znaleźć na stronie pomocy Microsoft Office, wpisując słowa kluczowe w polu wyszukiwania, więc ogólna charakterystyka aplikacji powinna wystarczyć.
Ostateczna ocena, dla kogo jest program Microsoft Outlook, zależy od każdego użytkownika i wymaga określenia swoich potrzeb oraz gruntownego przetestowania programu, do czego gorąco zachęcam.
W serwisie Tyflopodcast prezentuję część możliwości programu Microsoft Office Outlook.
Wady programu Microsoft Office Outlook
Wiadomo, że nie ma aplikacji doskonałych, bo ilu użytkowników, tyle może być idealnych programów. Do tego miejsca mocno podkreślałem ogólne zalety aplikacji Microsoft Outlook, dlatego część szczegółową zacznę od wad tego programu.
Powyżej często odwołuję się do programu Mozilla Thunderbird, w celu porównania go z Microsoft Outlook, więc tym razem nie będzie inaczej.
Office Outlook nie jest aplikacją niezależną, w Polsce, w przeciwieństwie do krajów anglojęzycznych można go kupić tylko wraz z całym pakietem Office, co nie jest drobnym wydatkiem. Program Outlook, w przeciwieństwie do Thunderbirda, nie występuje w wersji przenośnej. Nie jest też, podobnie jak Thunderbird, niewielką aplikacją. Z uwagi na to, że Outlook jest częścią pakietu Microsoft Office i ma zdecydowanie większe możliwości czy więcej od Thunderbirda funkcji, potrzebuje więcej zasobów komputera (pamięć, procesor), zajmuje więcej miejsca na dysku. Nie znaczy to wcale, że program notorycznie się zawiesza, spowalnia komputer czy zamraża okno. Czasem zdarzy się taka sytuacja, ale, w którym programie się to nie dzieje? Na ogół aplikacja działa stabilnie, nie oszałamiająco szybko, ale po prostu w sposób stały, bez gwałtownych zmian tempa reakcji charakterystycznych dla innych aplikacji i bez dużych, również charakterystycznych dla mniejszych programów przetwarzających duże ilości danych, zawieszek. Nowe wersje pakietu Office mogą okazać się dość mocno uciążliwe dla osób, które posiadają słabszy sprzęt.
Uwaga techniczna: Najwyższa wersja Office, jaką można zainstalować na wciąż popularnym Windows XP, to Microsoft Office 2010. Wymagany jest oczywiście Service Pack 3 w systemie Windows XP.
Wszystkim tym, którzy korzystają z Windows XP, a mogą przesiąść się na wyższą wersję Windows, osobiście odradzam pozostawanie przy Windows XP. Praca w Internecie, w tym z programem Outlook pod kontrolą niewspieranego już systemu to rzecz znacznie bardziej ryzykowna niż pozornie się wydaje.
Wsparcie dla Windows XP zakończyło się 8 kwietnia 2014 roku, w tym samym czasie Microsoft przestał wydawać aktualizacje zabezpieczeń dla Microsoft Office 2003. Dnia 22 września 2015 roku miała miejsce premiera pakietu Microsoft Office 2016 dla systemu Windows. Instalacja najnowszej wersji może nie być obecnie dobrym pomysłem, ponieważ obsługa tej wersji pakietu Office przez czytniki ekranu nie jest jeszcze dopracowana przez producentów tych ostatnich.
Po tej dygresji wróćmy do wad programu Outlook.
Kopiowanie takich elementów, jak poczta, kalendarze, kontakty, czyli tego, co najważniejsze, jest bardzo proste i w przypadku kont POP3 wymaga skopiowania pliku lub plików, czyli pliku danych programu Outlook lub pliku folderów osobistych, zwanego też plikiem pst od jego rozszerzenia. W zależności od wersji pakietu Office i systemu Windows plik ten może znajdować się w różnych lokalizacjach. Aby zlokalizować plik danych dla swojego konta POP3, w panelu sterowania należy otworzyć aplet Poczta, w oknie, które się otworzy wcisnąć przycisk Pliki danych…, na liście plików danych (najczęściej jest to jeden plik o nazwie Outlook.pst) zaznaczyć plik, którego kopię chcemy utworzyć i wcisnąć przycisk „Otwórz lokalizację pliku”. Zostanie otwarty folder, w którym znajduje się wskazany wcześniej na liście plik danych. Skopiowanie tego pliku będzie możliwe tylko wtedy, gdy program Outlook nie jest otwarty. Jeśli plików jest więcej, to należy skopiować wszystkie pliki o rozszerzeniu pst (*.pst).
Jeżeli chodzi o ustawienia kont e-mail i inne ustawienia aplikacji, to niestety można skopiować tylko część z nich. Ustawienia kont pocztowych są przechowywane w rejestrze systemu Windows i wyeksportowanie odpowiedniego klucza z rejestru pozwoli na zachowanie danych kont pocztowych, oczywiście bez haseł. Procedura ta nie jest zalecana dla niezaawansowanych użytkowników komputerów. Przed dodaniem importowanych wcześniej danych z rejestru na nowym komputerze lub po reinstalacji Windows zaleca się utworzenie kopii rejestru. Niestety większości ustawień dokonywanych w programie w oknie dialogowym Opcje zarchiwizować się nie da, co jest rzeczywiście dużą niedogodnością. Jeżeli można nazwać brak prostego sposobu archiwizacji ustawień kont wadą w przypadku programu Outlook, to można również nazwać wadą zapisywanie haseł do kont w profilu Thunderbirda. Większość użytkowników zapamiętuje hasła do kont pocztowych w profilu, więc łatwo mogą one trafić do nieuprawnionych osób.
Jeżeli chodzi o konta IMAP, to w programie Outlook nie jest wymagane żadne tworzenie kopii plików, ponieważ po reinstalacji systemu lub przeniesieniu się na nowy komputer, po zalogowaniu się na serwer Outlook pobierze wszystkie wiadomości i strukturę folderów.
Zalety programu Outlook
Na szczęście w przypadku Microsoft Office Outlook jest więcej zalet niż wad. Oprócz tych oczywistych i najważniejszych dla użytkowników niepełnosprawnych, jak dobra współpraca z oprogramowaniem wspomagającym czy OCR, jest ich wiele więcej. Na szczególną uwagę zasługuje wspomniana wcześniej stabilność, a także współpraca z innymi programami pakietu Microsoft Office. Kolejną zaletę stanowi możliwość dostosowywania poleceń dostępnych na wstążkach, wcześniej na pasku menu, a także tworzenie nowych poleceń przy użyciu makr. Możliwość dostosowania aplikacji i dostępnych w niej poleceń jest bardzo duża. Nie spotkałem się z takimi możliwościami w żadnym innym programie pocztowym.
Kolejna zaleta interfejsu wstążkowego w Microsoft Outlook to widoczność konkretnych grup poleceń dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. Gdy umieścimy kursor systemowy w polu wyszukiwania w folderze z wiadomościami e-mail, na wstążce pojawi się karta wyszukiwanie, na której znajdziemy polecenia dotyczące filtrowania widocznych wiadomości lub wyszukiwania po słowach kluczowych. Jak więc widać program działa kontekstowo i proponuje nam te grupy funkcji, których w danym momencie możemy potrzebować. Jest to z resztą cecha wszystkich programów pakietu Microsoft Office posiadających wstążkę od wersji 2010.
Kolejna bardzo ważna rzecz to szybkość działania z folderami IMAP. Gdy testowałem program Thunderbird, nawet w najnowszych stabilnych wersjach, na koncie, na którym w folderach są tysiące wiadomości program po prostu sobie nie radził, albo zwyczajnie spowalniał, wstrzymywał pobieranie wiadomości i już go nie wznawiał. Jest to być może konkretna specyfika tego serwera pocztowego, na którym test przeprowadzałem, ponieważ Outlook również nie ustrzegł się błędów. Thunderbird jednak wypadł po prostu gorzej. Wolniej buforował wiadomości, a próby odczytywania innych, wcześniej pobranych wiadomości, kończyły się otwarciem pustego okna z wiadomością… i brakiem ładowania treści.
Microsoft Outlook, zwłaszcza wersja 2010 i nowsze, radzi sobie po prostu lepiej i działa moim zdaniem stabilniej w przypadku kont IMAP.
Czy przekonałem… przynajmniej do testów?
Jeżeli tak, to teraz kilka informacji.
Pakiet Microsoft Office sprzedawany jest w dwóch modelach dystrybucyjnych. Pierwszy, wszystkim znany od lat klasyczny sposób sprzedaży, to obecnie sprzedawana wersja Microsoft Office 2016 w wersji pudełkowej. Licencja jest jednostanowiskowa, to znaczy, że można zainstalować pakiet tylko na jednym komputerze, w przypadku przeniesienia licencji na inny komputer może to nastąpić nie częściej, niż co 90 dni z wyłączeniem problemów sprzętowych. Licencja jest dożywotnia.
Drugi model sprzedaży to model subskrypcyjny. Coraz częściej nowe aplikacje są sprzedawane w ten sposób, a właściwie wynajmowane. Klient płaci za korzystanie z aplikacji w konkretnym czasie. W niektórych przypadkach jest opłacalny ten pierwszy, w innych, biorąc pod uwagę dodatkowo proponowane korzyści, ten drugi sposób.
Aby przetestować pakiet Office 2016 przed zakupem lub wypróbować Office 365 wymagane jest posiadanie konta Microsoft. Ponieważ obecnie korzystam z Microsoft Office 2010, aby przetestować najnowsze wersje programów pakietu wykupiłem subskrypcję Office 365. Wykupiłem jest z resztą tutaj określeniem nieprecyzyjnym, ponieważ pierwszy miesiąc subskrypcji Office 365 jest bezpłatny, natomiast wymagane jest podanie danych umożliwiających płatność za przyszłe miesiące, takich jak karta kredytowa lub konto PayPal, jeśli je posiadamy. Za pierwszy miesiąc oczywiście opłata nie jest pobierana, a automatyczne przedłużanie subskrypcji można wyłączyć na stronie konta.
Pytanie najważniejsze. W jakich wersjach znajdziemy program Microsoft Outlook?
Program Microsoft Outlook nie znajduje się w pakietach dla studentów i uczniów. W każdej wyższej wersji pakietu Office 2016, 2013 i 2010 można znaleźć tę aplikację. W Microsoft Office 365 wygląda to trochę inaczej. W każdej wersji, tj. Personal, dla użytkowników domowych i małych firm, można znaleźć program Outlook, a licencje te różnią się głównie liczbą urządzeń, na których można oprogramowanie zainstalować i obecnością lub brakiem innych mocno zaawansowanych funkcji.
Office 365 Personal pozwala na zainstalowanie pakietu na jednym komputerze Mac lub PC i na jednym urządzeniu mobilnym jak tablet, telefon lub iPad. Dodatkowo otrzymuje się też 1 TB przestrzeni dyskowej w Microsoft OneDrive, czyli dysku w chmurze od firmy Microsoft.
Microsoft Office 365 dla użytkowników domowych pozwala na instalację pakietu na pięciu komputerach Mac lub PC oraz pięciu urządzeniach mobilnych, jak tablet, telefon czy iPad. Podobnie jak w przypadku Personal można otrzymać 1 TB przestrzeni na pliki w chmurze OneDrive dla jednego konta Microsoft. Oznacza to, że można łącznie otrzymać nawet 5 TB przestrzeni dyskowej na czas wykupienia subskrypcji pakietu Office 365 dla użytkowników domowych. Ponieważ Skype należy obecnie do Microsoft, do każdego pakietu Office 365 dodawane są również minuty do wykorzystania na rozmowy telefoniczne. Jak można się przekonać, jeśli ktoś aktywnie korzysta z OneDrive’a i Skype’a, zakup pakietu Office 365 jest bardzo interesującą propozycją. Cena miesięczna pakietu Office 365 dla użytkowników domowych to 42,99 zł, a pierwszy miesiąc jest bezpłatny.
Zapewne teraz wiele osób zapyta o różnice między pudełkowym Office’em a wersją Office 365. Różnica jest tylko taka, że płacąc za jedną licencję pakietu Office 2016, 2013 czy 2010 otrzymuje się możliwość dożywotniego korzystania z tej konkretnej wersji Office na jednym komputerze.
Office 365 pozwala na korzystanie z zawsze najnowszego oprogramowania pakietu Office przez czas, na jaki subskrypcja została wykupiona. Oczywiście aplikacje klasyczne, takie jak Outlook, Excel czy Word, po dokonaniu zakupu można pobrać, zainstalować i korzystać z nich w pełnej wersji przez cały czas trwania wykupionej subskrypcji.
Jeżeli z jakichś powodów wymagany jest zakup starszej niż najnowsza wersji Office, obecnie to 2016, można kupić wersję Office 2013, 2010 lub nawet 2007, lecz oprogramowania tego nie sprzedaje już firma Microsoft. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby kupić pakiet Office od kogoś, kto chciałby go odsprzedać, najlepiej żeby była to jakaś firma. Cena takiego odsprzedawanego pakietu Office często jest bardzo atrakcyjna. Można także poszukać na portalach aukcyjnych takich jak allegro.pl. Uwaga! Bardzo ważne jest, aby przed zakupem zweryfikować legalność pakietu, który chcemy kupić. Nie wystarczy sam certyfikat autentyczności, najlepiej jeszcze sprawdzić go w firmie Microsoft, ponieważ niestety plagą jest wystawianie na portalach aukcyjnych pirackich kluczy do Microsoft Office lub Windows, które nawet, jeśli zadziałają mogły zostać sprzedane w sposób niezgodny z umową licencyjną i obowiązującym prawem. Jest to bardzo ważne, ponieważ w rachubę wchodzą tutaj pieniądze, które wydaje się w celu zakupu legalnego oprogramowania, a można się mocno rozczarować i ponieść straty w przypadku braku sprawdzenia legalności.
Podsumowanie
Program Microsoft Office Outlook to nie tylko klient poczty e-mail, lecz bardzo rozbudowany program do zarządzania czasem i współpracy z innymi osobami.
Jego największą zaletą (w porównaniu z darmowymi alternatywnymi aplikacjami) jest niewątpliwie stabilność, bardzo dobra współpraca z programami odczytu ekranu (zwłaszcza tymi komercyjnymi) oraz innymi aplikacjami, które zawierają dodatki dla aplikacji pakietu Microsoft Office.
Sam korzystam z Microsoft Outlooka od kilku lat i mogę polecić ten program każdemu. Oczywiście nie spodoba się on wszystkim, nie jest też dla wszystkich, jednak warto przynajmniej przetestować aplikację, aktywując Microsoft Office 365 na próbny okres 30 dni, czy też instalując pakiet Microsoft Office 2010, 2013 lub najnowszy 2016 i używać go aż do wygaśnięcia wersji próbnej, a następnie zdecydować, czy kupić pakiet Office, czy pozostać przy dotychczas używanym rozwiązaniu. Jeżeli ktoś posiada pakiet Office, w którym dostępny jest Microsoft Outlook, tym bardziej nic nie stoi na przeszkodzie, aby program przetestować. Może znajdziecie tam funkcje, których szukacie od dawna?
Tym reklamowym zdaniem kończę ten tekst, zapraszam również na www.tyflopodcast.net, gdzie prezentuję program Microsoft Outlook.
