Od czasu wydania Windows 8, firma Microsoft poszła w ślady dwóch pozostałych znanych firm technologicznych tj. Google i Apple i zaoferowała możliwość logowania się do konta Microsoft, które zaczęło łączyć w sobie portfolio dostępnych od dawna usług tej firmy takich jak Skype czy poczta Hotmail, dziś dostępna pod marką Outlook.
Podobnie jak nie wyobrażamy sobie korzystania z Androida czy Chrome OS bez konta Google albo z Maca i iOS bez konta Apple ID, tak dziś, w czasach Windows 10 i 11 rezygnacja z korzystania z konta Microsoft na rzecz konta lokalnego zamiast domyślnie proponowanej opcji połączenia z kontem Microsoft mocno ogranicza zalety tego systemu.
Początkowo konto Microsoft i jego usługi takie jak sklep z aplikacjami Microsoft Store znany dawniej jako Windows Store nie tworzyły spójnego, dobrze zintegrowanego ekosystemu. Microsoft stosunkowo późno wdrożył ideę jednego konta dla wielu usług. Początkowo jego jakość obsługi nie była tak dobra, jak dziś. Dotyczyło to wtedy tak obsługi konta Microsoft z poziomu systemu Windows i kont użytkowników jak i poziomu i sposobu integracji zarówno między usługami jak między samym systemem Windows 8 czy 8.1 i pozostałymi usługami. Wobec tego wybór konta lokalnego dla stabilniejszej pracy wydawał się sensowniejszy.
W Windows 10 integracja usług firmy Microsoft oraz Windowsa i Office’a pod jednym kontem dojrzała i ma wiele zalet. Zacznijmy zatem odnich, a do wad przejdziemy później.
Dlaczego warto założyć konto Microsoft?
Synchronizacja ustawień i wielu aplikacji w systemie Windows, przechowywanych w chmurze
Użytkownicy Windowsa 7 i starszych dobrze wiedzą, jak to było żmudne, gdy konfigurowało się wiele komputerów lub nawet kilka własnych do użytku codziennego po ponownej instalacji systemu Windows na każdym z nich.
Obecnie, w Windows 10 oraz 11 można wiele, bo niestety nie wszystkie z tych ustawień przechowywać w chmurze Microsoftu na swoim koncie. Po ponownej instalacji Windowsa 11 możemy przywrócić ustawienia dla obecnego urządzenia, gdy to ponowna instalacja lub przywrócić kopie zapasową ustawień dla innego urządzenia, gdy np. zmieniamy laptopa, a poprzedni komputer stacjonarny, tablet lub laptop z Windowsem 11 będzie już niedostępny lub nie będzie używany.
Wiele ustawień specyficznych dla urządzenia o konkretnej konfiguracji trzeba będzie wykonać samemu, ale bardzo wiele zostanie przywróconych z kopii zapasowej, co mocno oszczędzi czas.
Wiele nowoczesnych aplikacji, ze szczególnym uwzględnieniem aplikacji Microsoftu skorzysta również z tej możliwości przenoszenia niektórych danych i ustawień.
Wspólne logowanie się do środowisk połączonych
Gdy zalogujemy się do systemu Windows 10 lub 11 naszym kontem Microsoft , wszystkie aplikacje Microsoftu, które zainstalujemy, takie jak Skype, pakiet Office w tym Outlook i Word uzyskają dostęp do tego konta bez konieczności wpisywania wielokrotnie hasła w każdej z tych usług z osobna, oraz potwierdzania logowania w aplikacji uwierzytelniającej, gdy jest włączone na naszym koncie uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Aplikacja usługi, której chcemy użyć poinformuje, że odnaleziono takie konto i zapyta, czy go użyć. Wystarczy potwierdzić i cieszyć się zalogowanym kontem w Skype, Edge czy Outlooku. W przypadku samego Outlooka żmudną konfigurację konta e-mail od Microsoftu sprowadzono naprawdę do minimalnej ilości prostych do wykonania kroków, z którymi poradzą sobie nawet osoby nie przepadające za komputerami i ich obsługą.
Co ważne, ustawienia prywatności wspólne dla wszystkich usług dostępnych na koncie Microsoft dostosowane w jednej z tych aplikacji lub usług, będą obowiązywać w pozostałych i zostaniemy o tym poinformowani stosownym komunikatem.
Zwiększone bezpieczeństwo plików, ustawień i danych
Czy znacie Mechanizm pęku kluczy z ekosystemu Apple? Windows oferuje coś podobnego w postaci zabezpieczeń Windows Hello. Co to jest? Windows Hello umożliwia logowanie się do urządzenia i potwierdzanie tożsamości użytkownika przy użyciu biometrii np. odcisk palca, skan twarzy, sprzętowego klucza zabezpieczeń lub kodu pin urządzenia, gdy nie ma w naszym komputerze możliwości skorzystania z biometrii, a klucza sprzętowego nie mamy.
Pęk kluczy w iOS działa tak, że aby pokazać zapisane w nim hasła do witryn i aplikacji, należy się uwierzytelnić Face ID lub odciskiem palca Touch ID. Podobnie jest w komputerach z systemem Windows 10 i 11. Aby np. wykorzystać autouzupełnianie loginu i hasła w przeglądarce Chrome, Edge lub Firefox, można włączyć dodatkowe zabezpieczenie w postaci szyfrowania Windows Hello, co oznacza, podobnie jak w Apple konieczność dodatkowego uwierzytelnienia się.
Gdy korzystamy z przeglądarki Edge, ustawienia, w tym nasze loginy i hasła przechowywane są w naszym profilu na koncie Microsoft.
Po przyłączeniu nowego urządzenia, które zakupiliśmy wystarczy zalogować się do Konta Microsoft, a wszystkie dane przeglądarki, pliki usługi OneDrive (jeżeli z niej korzystamy), hasła do zapisanych sieci WI-FI i wiele więcej zostaną odtworzone na naszym urządzeniu z konta Microsoft tak, że rozpoczęcie pracy jest znacznie łatwiejsze i przyjaźniejsze dla każdego użytkownika.
Mnie szczególnie zachwyciło pamiętanie sieci WI-FI na koncie Microsoft. Pod tym względem doświadczenie użytkownika jest takie, jak w przypadku iOS czy androida.
Usługa OneDrive i kopie plików użytkownika w chmurze
Gdy korzystamy z pakietu Office i mamy dużo utworzonych w nim dokumentów oraz trzymamy je klasycznie w folderze dokumenty, to usługa OneDrive z łatwością pozwoli nam na powrót do edytowanych treści.
Nawet osoby, które preferują dysk Google, Mega, Dropboksa czy iCloud Drive mogą korzystać z OneDrive do trzymania przechowywania plików, dokumentów i tych, nad którymi obecnie pracują.
Dlaczego to takie wygodne? OneDrive zasadniczo nie przeszkadza, gdy preferujemy inny dysk w chmurze, ale może przechować dla nas w darmowej wersji niewielkie ilości (do 5 GB) ustawień programów, systemu Windows, plików i folderów zgromadzonych często w folderze dokumenty, obrazy czy pulpit. Ciekawe, jak wielu osobom zdarzyło się szukać pliku, który… został usunięty w czasie formatowania partycji systemowej Windows XP, Vista czy 7? Dzisiaj, gdy włączymy OneDrive i wykonamy ponowną instalację w Windows 10 lub 11, pliki, które trzymamy w tych folderach będą przechowywane na koncie Microsoft i zostaną przywrócone.
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by nie tworzyć takich kopii zapasowych, nie używać usługi OneDrive, wystarczy stosownie odpowiadać na pytania w kreatorze pierwszej konfiguracji Windows 10 i 11 w urządzeniach z preinstalowanym systemem oraz w czasie czystej instalacji Windows 10 lub 11.
Korzystanie z OneDrive w połączeniu z pakietem Office ma jeszcze jedną ważną zaletę. Możemy rozpocząć pracę np. na komputerze stacjonarnym w domu nad jakimś dokumentem czy skoroszytem, a zakończyć ją na laptopie gdzieś w innym miejscu. W programach pakietu Office można nawet zobaczyć, kiedy ostatnio otwierano dany plik, z dokładnością co do minuty, co też bywa przydatne. W przypadku innych dysków chmurowych najprawdopodobniej nie osiągniemy takiej spójności z innymi produktami Microsoftu i samym kontem Microsoft.
Wszystkie płatności za usługi w jednym miejscu
Jak wiadomo model subskrypcyjny zadomowił się już szeroko w wielu usługach, z których korzystamy. Nie jest inaczej w przypadku firmy Microsoft. Można tam zarządzać płatnościami za wszystkie usługi i subskrypcje, jakie posiadamy. Konto Microsoft gromadzi to wszystko w jednym miejscu i nie ma potrzeby logowania się do wielu odrębnych kont, aby opłacić pakiet Microsoft 365, dodatkowe miejsce w OneDrive itd.
Potencjalne wady i ograniczenia konta Microsoft
Windows, konto Microsoft i brak Internetu, czego się obawiać?
Biorąc pod uwagę fakt, że właściwie ciągle jesteśmy podłączeni do jakiejś sieci z dostępem do Internetu nie trzeba się obawiać niczego. Co jednak, gdy przez pewien czas, nawet dłuższy nie będziemy mieć dostępu do sieci? Otóż logowanie się kontem Microsoft nie wyklucza korzystania z urządzenia z systemem Windows czy z pakietu Office przy wykorzystaniu zasobów lokalnych użytkownika. System nie zasypie nas błędami, nie spowoduje to braku możliwości edycji plików lokalnie dostępnych lub nowoutworzonych. Oczywiście pojawią się pewne ostrzeżenia lub powiadomienia, ale komunikaty o błędach zobaczymy tylko wtedy, gdy spróbujemy uzyskać dostęp do zasobu lub usługi dostępnych tylko Online np. plików zapisanych jedynie w chmurze. Wiele osób nadal żywi obawy, że bez dostępu do Internetu nie będą w stanie zalogować się do swojego komputera i pracować na nim. To prawda, że dziś system operacyjny i aplikacje w zasadzie ciągle wymieniają jakieś informacje ze zdalnymi serwerami i komputerami, aby zapewnić stosowny komfort pracy i więcej możliwości, ale bez dostępu do Internetu również można popracować.
Prywatność i konto Microsoft
Wiele osób obawia się, że po utworzeniu konta Microsoft, synchronizacji ustawień, plików i danych właściwie stracą kontrolę nad tym, co przesyłają do Microsoftu, nie wyobrażają sobie w żadnym razie synchronizacji dokumentów, w tym tych najbardziej poufnych i osobistych z chmurą producenta. Jest to wola takich osób i trzeba ją uszanować. Osobom obawiającym się śledzenia naszej aktywności przez Microsoft i inne firmy dzięki co raz bardziej rozbudowanej telemetrii pragnę przypomnieć, że już Windows Vista i 7 zaczęły bardziej kompleksowo gromadzić i przesyłać dane do firmy Microsoft. Można to jednak w istotny sposób ograniczyć przy użyciu dostępnych w systemie ustawień, a nawet prawie całkowicie wyeliminować przy użyciu aplikacji firm trzecich. Maksymalne wyeliminowanie połączeń naszego systemu z serwerami Microsoftu może jednak przynieść skutki odwrotne do zamierzonych. Bo może się okazać, że ceną za możliwość zachowania prywatności będzie utrata niektórych funkcji wymagających dostępu do Internetu. Biorąc jednak pod uwagę ilość usług i zwiększającą się przejrzystość polityki prywatności wystarczy stosownie ustawić wszystkie opcje związane z kontem Microsoft w systemie Windows oraz wszystkich programach, gdzie z takich usług będziemy korzystać. Jeżeli jednak ustawieniom prywatności poświęcimy nieco niezbędnej uwagi, to nie należy obawiać się specjalnie wielkich trudności.
Nawet w Windows 11 można nadal korzystać z kont lokalnych mimo początkowego uporczywego narzucania przez instalator Windows logowania się do konta Microsoft lub jego utworzenia. Użytkownik nadal ma tu lepszą pozycję wyjściową niż w Apple, ponieważ na iPhonie czy iPadzie bez Apple ID właściwie nie skorzystamy z niczego, co nie zostało fabrycznie zainstalowane, jeżeli nie zalogujemy się do konta Apple ID, a nawet jeżeli zdecydujemy się skorzystać z urządzenia bez konta Apple ID, to napotkamy na mnóstwo ograniczeń. W przypadku Microsoftu nadal pozostaje wybór, choć bardziej ukryty dla świadomych swoich specyficznych potrzeb użytkowników czy firm, ale nadal można z powodzeniem korzystać z kont lokalnych.
Kto nie powinien, mimo niewątpliwych zalet logować się do konta Microsoft i pozostać przy koncie lokalnym?
Nadal są i będą sytuacje, w których bezpieczeństwo danych i szczelność systemu będą ważniejsze od wygody i konwergencji związanej z nieustannym połączeniem z siecią. Firmy zajmujące się szczególnie wrażliwymi danymi, działające w swoich wewnętrznych sieciach intranetowych, służby państwowe, wojsko… Tam korzystanie z konta lokalnego mogą wymuszać potrzeby bezpieczeństwa i firma Microsoft pozostawia taką możliwość.
Microsoft Authenticator
Aplikacja Microsoft Authenticator (program o tej samej nazwie posiada również Google) służy przede wszystkim do potwierdzania tożsamości wszędzie tam, gdzie jest ona obsługiwana i gdzie włączono uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe może nawet wyeliminować potrzebę wprowadzania hasła, które zostaje zastąpione przez stosowną odpowiedź w aplikacji uwierzytelniającej, takiej jak właśnie Microsoft Authenticator. Jak wygląda takie logowanie?
Jeżeli chcemy zalogować się do konta Microsoft, niech to będzie przykładowa nazwa testowe.konto@outlook.com, to po wprowadzeniu adresu, gdy wyłączono logowanie bez hasła w oknie logowania otrzymamy informację, że na nasze urządzenie mobilne z aplikacją Authenticator zostanie wysłana prośba o potwierdzenie. W przypadku logowania do konta Microsoft trzeba w aplikacji Authenticator wcisnąć przycisk z liczbą, która wyświetlana jest w oknie logowania na pierwszym urządzeniu np. komputerze. Jeżeli na komputerze wyświetla się liczba 45, to po wciśnięciu przycisku 45 w aplikacji mobilnej Authenticator zostaniemy zalogowani do konta Microsoft. Choć w przypadku kont Google lub innych procedura wygląda trochę inaczej, to zasadniczoprocedura wygląda podobnie. Trzeba potwierdzić swoją tożsamość przy użyciu innego urządzenia lub aplikacji uwierzytelniającej zainstalowanej na tym samym urządzeniu, na którym chcemy się zalogować.
Podsumowanie
Konto Microsoft łączy w sobie dostęp do wielu usług firmy Microsoft, dawniej dostępnych w odrębnych kontach. Logowanie się do systemu Windows przy użyciu konta Microsoft niesie za sobą szereg zalet i usprawnień, dzięki którym łatwiej będzie rozpocząć pracę z nowym urządzeniem lub łatwiej będzie zmieniać urządzenia w trakcie pracy. Niewątpliwymi zaletami takiego konta jest możliwość przechowywania i przywracania ustawień systemu Windows 10 i 11 na nasze urządzenia w przypadku wymiany sprzętu lub ponownej instalacji systemu.
Konto Microsoft w połączeniu z mobilną aplikacją uwierzytelniającą Microsoft Authenticator pozwala zwiększyć bezpieczeństwo użytkownika i jego danych dzięki uwierzytelnianiu dwuskładnikowemu. Przy okazji można wyeliminować konieczność tworzenia, zapamiętywania i wprowadzania w oknie logowania trudnych haseł.
Osobom obawiającym się o niekontrolowaną utratę prawa do prywatności polecam dokładne dostosowanie swoich preferencji w zakresie przechowywania i przetwarzania danych. Owszem sporo danych na nasz temat ląduje na serwerach Microsoftu i innych firm, ale tak dzieje się od dawna, nawet od czasów, gdy w systemie Windows istniały wyłącznie konta lokalne.
Mimo niewątpliwych zalet są sytuacje, w których bezpieczeństwo danych jest ważniejsze niż wygoda, którą niesie nieustanne pozostawanie Online podczas pracy i korzystanie z wielu zaawansowanych funkcji. Gdy bezpieczeństwo jest najważniejsze, nadal można korzystać z kont lokalnych w systemie Windows 10 i 11.
Konto Microsoft jest warte założenia z powodu wymienionych wyżej powodów, ale najważniejsze, że nadal użytkownicy mają wybór, gdy potrzebują wyłącznie kont lokalnych w swoim urządzeniu. Życzę bezawaryjnej pracy i odkrywania jeszcze innych zalet konta Microsoft.
