Dookoła nas funkcjonuje coraz więcej rozwiązań cyfrowych i wydawałoby się, że drukowanie i odręczne podpisywanie dokumentów powinno odejść do lamusa. A jednak wciąż procedura może wyglądać następująco:
- wydrukowanie umowy i załączników,
- odręczne podpisanie dokumentów,
- zeskanowanie podpisanych egzemplarzy,
- wysłanie skanów pocztą elektroniczną, a papierów pocztą tradycyjną.
Nie będę pisał, ile jest w tym absurdów technicznych i prawnych. Chcę jednak przedstawić alternatywne rozwiązanie, jakim jest podpis elektroniczny. Temat jest rozległy i pełen technicznych niuansów, więc postaram się go nieco rozjaśnić.
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to informacja weryfikująca osobę podpisującą dokument na podstawie danych elektronicznych, a nie złożonego odręcznie podpisu. W przypadku osób niewidomych podpis odręczny jest nie tylko mniej wygodny, ale także trudny do późniejszej weryfikacji. Na nic nam karty wzorów podpisów, jeżeli wykonujemy po prostu bazgroł na kartce. Zupełnie inaczej jest z podpisami elektronicznymi, oczywiście, o ile ktoś się nie boi technologii. Zacznę zatem od przedstawienia, jakiego rodzaju podpisy elektroniczne mamy do dyspozycji, a następnie postaram się je omówić.
Mamy zatem taki zgrubny podział:
- zwykły podpis elektroniczny,
- zaawansowany podpis elektroniczny,
- kwalifikowany podpis elektroniczny.
Zwykły podpis elektroniczny
Zwykły podpis elektroniczny jest najmniej zaawansowaną propozycją wśród rodzajów podpisów elektronicznych. Nie wymaga on żadnego certyfikatu i jest to nic innego jak elektroniczna deklaracja tożsamości danej osoby, czyli cyfrowa wersja odręcznego podpisu. Może to być po prostu imię i nazwisko, umieszczone w treści wiadomości e-mail lub w dokumencie tekstowym. Taki podpis ma słabą wartość dowodową, chociaż można w ten sposób składać oświadczenia woli. Najczęściej jednak druga strona będzie na tę formę kręcić nosem.
Zaawansowany podpis elektroniczny
Zaawansowany podpis elektroniczny, dzięki zastosowaniu odpowiednich środków technicznych, jest jednoznacznie związany z dokumentem oraz autorem i trudny do sfałszowania. Do kategorii tej można zaliczyć większość powszechnie stosowanych systemów podpisu cyfrowego (PGP, S/MIME). Takimi podpisami są też te oferowane w usłudze Autenti czy DocuSign. Stosują je zazwyczaj firmy, którym bardziej zależy na sprawnym obrocie dokumentami niż zabezpieczeniem się na wszystkie strony. Zdarzyło mi się realizować zlecenie w całości obsłużone przez DocuSign. Za pomocą tego podpisu zawarłem umowę i NDA (umowa o zachowaniu poufności), podpisałem oświadczenie z danymi osobowymi oraz rachunek. Wszystko wewnątrz chmury Google. Wszystko wygodnie, dostępnie i szybko.
Podpisywanie wygląda zazwyczaj następująco: ktoś przygotowuje dokument do podpisu i dodaje osoby, które mają go podpisać. Te osoby dostają pocztą elektroniczną link do dokumentu, który mogą przeczytać. Mają też do dyspozycji przycisk “podpisz”, który mogą kliknąć. To wszystko. Kiedy już wszystkie osoby podpiszą dokument, do wszystkich trafia także informacja, że proces podpisywania się zakończył.
Podpis zaufany
Podpis zaufany to potwierdzony zestaw danych, które jednoznacznie identyfikują Cię w usługach podmiotów publicznych w Internecie. Podpisu zaufanego możesz użyć za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Trzeba tylko wczytać plik do podpisania (najlepiej PDF), uwierzytelnić się i podpisać z potwierdzeniem przez powtórną weryfikację.
Aby uzyskać podpis zaufany, musisz najpierw założyć konto użytkownika ePUAP i złożyć wniosek o potwierdzenie profilu zaufanego. Profil zaufany można też uzyskać bez wizyty w urzędach za pośrednictwem banku. Trzecia możliwość to e-dowód, czyli dowód osobisty z wbudowanym chipem, w którym zapisane są nasze dane.
Podpis zaufany pozwala na podpisanie różnego rodzaju dokumentów wysyłanych do urzędu. Dzięki niemu można podpisać np. sprawozdanie finansowe czy różnego typu wnioski, sprawdzić podpisy elektroniczne i wypakować dokument z podpisanego pliku xml. Podpis zaufany jest ważny w kontaktach z podmiotami publicznymi.
Podpisywanie dokumentów może wyglądać następująco: w przeglądarce internetowej wpisujesz adres gov.pl i tam klikasz link “Podpisz dokument elektronicznie”. Teraz przechodzisz do kreatora, w którym wybierasz, co chcesz podpisać. Jeżeli to możliwe, zachęcam do wybierania pliku PDF. Teraz możesz dodać plik za pomocą standardowego przycisku. Plik zostanie przesłany i wyświetli się na stronie. Jeżeli jest już przez kogoś podpisany, wyświetlą się także podpisy tych osób. Wybierasz teraz przycisk “podpisz” i logujesz się do profilu zaufanego, na przykład za pomocą banku. Po zalogowaniu zobaczysz dane swojego podpisu, w tym swoje imię i nazwisko. Dokument nie jest jeszcze podpisany, ponieważ musisz potwierdzić, że wszystko jest w porządku. Ponownie logujesz się do profilu zaufanego, a w dokumencie pojawia się podpis elektroniczny. Teraz tylko musisz pobrać plik z powrotem do siebie na dysk.
Podpis osobisty
Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny, umieszczany w e-dowodzie. Prawdziwość Twoich danych potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL. E-dowód możesz otrzymać, składając wniosek w dowolnym urzędzie gminy. Od marca 2019 roku wszystkie dowody mają warstwę elektroniczną. Żeby była ona aktywna, musisz zaznaczyć takie żądanie we wniosku o wydanie dowodu osobistego. Przy odbiorze musisz wprowadzić 2 numery PIN: sześciocyfrowy do podpisywania i czterocyfrowy do logowania. Dobrze je zapamiętaj.
Podpisywanie jest możliwe za pomocą specjalnego oprogramowania dostarczanego przez Państwową Wytwórnię Papierów Wartościowych (PWPW). Aplikacja mobilna nazywa się eDO App i jest dostępna w wersji na iOS i Android.
Na komputery z systemem MacOS i Windows przeznaczone są dwie aplikacje i obie muszą być zainstalowane. Chodzi o menedżer e-dowodu i aplikację do podpisywania. Obie należy pobrać ze strony rządowej. Aplikacja eDO App dla iOS jest słabo dostępna, ale da się za jej pomocą podpisać plik. Jeśli będziesz stosować się do wyświetlanych komunikatów, procedura jest dość prosta. Aplikacja dla MacOS jest w tym momencie nieobsługiwalna, a przynajmniej ja nie jestem w stanie jej użyć. Lepiej jest z zestawem pod Windows, bo PWPW poprawiła ją na moje żądanie zapewnienia dostępności. Doprowadzili aplikacje do stanu używalności, chociaż nie dostępności.
Podpis kwalifikowany
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najbardziej zaawansowanym rodzajem podpisu elektronicznego. Wymaga on posiadania certyfikatu kwalifikowanego oraz specjalistycznego oprogramowania do jego generowania. Taki podpis musisz kupić u konkretnego dostawcy. W czasie pisania tego tekstu dostawcami z Polski są: Cencert, EuroCert, KIR, PWPW, Certum i Poczta Polska. Poczta Polska oferuje jednak certyfikaty do przesyłek, a zatem nie kupisz tam podpisu kwalifikowanego dla siebie. Roczny koszt podpisu kwalifikowanego to około 300 złotych, chociaż można znaleźć taki za ok. 200 złotych oraz droższe, nawet za ponad 400 złotych.
Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Podpis kwalifikowany wymaga osobistej weryfikacji tożsamości w jednym z wyznaczonych punktów potwierdzania tożsamości lub dostarczenia notarialnego potwierdzenia tożsamości. Certyfikat musi być przechowywany na bezpiecznym urządzeniu oraz jest chroniony PINem. Podpis kwalifikowany powoduje skutki prawne i jest równoważny podpisowi odręcznemu.
Do podpisania dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym potrzebne są elementy takie jak:
- certyfikat zawierający informacje o właścicielu Certyfikatu,
- klucz publiczny, który służy do weryfikacji podpisu,
- klucz prywatny, który w przypadku certyfikatu kwalifikowanego znajduje się na karcie kryptograficznej,
- urządzenie do odczytu kart,
- aplikacja podpisująca.
Certyfikat można umieścić także na e-dowodzie osobistym, który ma na to przewidziany slot.
Różnice między podpisami
Podstawową różnicą między podpisem kwalifikowanym a niekwalifikowanym jest gwarancja prawna, która w polskim prawie traktuje certyfikat kwalifikowany tak samo, jak podpis odręczny. Kolejną różnicą jest sam nośnik przechowywania certyfikatu. W kwalifikowanym zazwyczaj jest to karta lub pendrive, a certyfikat niekwalifikowany może być przechowywany na komputerze. Ostatnią różnicą jest miejsce tworzenia i wydawania podpisu elektronicznego.
Do podpisywania dostarczane są specjalne aplikacje, dedykowane zarówno na komputery, jak i mobilne. Każda z nich jest inna i nie ma dużego sensu, by je opisywać. Nie umiem też powiedzieć, czy są aplikacje bardziej lub mniej dostępne, bo jest ich dużo i wciąż się zmieniają. Kilku dostawców oferuje wersje demo, więc można wypróbować sam proces podpisywania bez posiadania prawdziwego podpisu.
Podsumowanie
Zdaję sobie sprawę, że tych informacji jest bardzo dużo. Postaram się je teraz podsumować. Podpisy uszereguję w kolejności od najmniej wartościowego do tego z niemal pełną mocą prawną.
- Podpis zwykły to dane identyfikacyjne podane przez autora dokumentu, ale nie potwierdzone w żaden sposób. Może to być imię i nazwisko wpisane w dokumencie lub wklejony skan podpisu. Możesz go używać do składania oświadczeń woli, ale to zazwyczaj nie wystarczy do zawierania umów. Jest bezpłatny i łatwy do zastosowania.
- Podpis zaufany jest częścią profilu zaufanego. Podczas potwierdzania profilu trzeba było osobiście stawić się w urzędzie lub na poczcie i potwierdzić swoją tożsamość. Od pewnego czasu można go uzyskać za pośrednictwem banku i jego panelu transakcyjnego, o ile oferuje taką usługę. Możesz bez ograniczeń korzystać z niego w kontaktach z podmiotami publicznymi. Nic nie kosztuje, a składa się go za pomocą przeglądarki internetowej.
- Podpis osobisty znajduje się na dowodzie osobistym z warstwą elektroniczną. Jest silniejszy od podpisu zaufanego, ponieważ certyfikat znajduje się na fizycznym nośniku. Podpisywanie dokumentów wymaga czytnika kart kryptograficznych lub smartfonu z czytnikiem NFC. Na tym ostatnim do podpisywania możesz użyć aplikacji eDO App. Do podpisywania na komputerze musisz z kolei zainstalować oprogramowanie dostarczane przez Państwową Wytwórnię Papierów Wartościowych. Podpis jest bezpłatny, ale jego używanie wymaga nieco wprawy. Aplikacje od PWPW nie są szczytem dostępności, chociaż ta dla Windows jest już używalna. Możesz się nim posługiwać niemal bez ograniczeń w kontaktach z podmiotami publicznymi, a także z innymi, o ile zaakceptują taką formę.
- Podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi odręcznemu. Oznacza to, że można go użyć wszędzie tam, gdzie podpisu odręcznego. Kosztuje kilkaset złotych rocznie i wymaga używania specjalnych urządzeń i aplikacji. Nie wszystkie są dostępne dla osób niewidomych.
Podpis elektroniczny daje osobom niewidomym ogromne korzyści, umożliwiając podpisywanie dokumentów i realizowanie procedur zdalnie. Unikamy też papierowych dokumentów, co jest dla nas kłopotliwe ze względu na ich analogową formę. Z drugiej strony – korzystanie z podpisów elektronicznych wymaga używania mało dostępnego oprogramowania, a odbiorcy wciąż nie zawsze chcą akceptować ten sposób podpisywania. To jednak powoli się zmienia, więc warto spróbować.
Jacek Zadrożny
