Abyśmy mogli myśleć o podpisaniu dokumentu elektronicznego Profilem Zaufanym, przede wszystkim musimy go w ogóle posiadać. Musi też on zostać autoryzowany w najpopularniejszy sposób, czyli przez internet, za pośrednictwem jednego z banków lub innych dostawców uznawanych przez twórców Profilu Zaufanego.
Podpisujemy dokument Profilem Zaufanym
- Aby Profilem Zaufanym podpisać większość dokumentów elektronicznych wystarczy wejść na Rządową stronę, o dość jednoznacznej nazwie: Podpisz dokument elektronicznie. Możesz tego dokonać, np. klikając w poniższe łącze:
https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany
Zanim przejdziesz dalej, należy zaakceptować politykę Cookies. Gdy tego dokonasz, pod nagłówkiem o treści Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany, znajdziesz krótki opis możliwości użycia Profilu Zaufanego. Po zapoznaniu się z nim kliknij przycisk Start, aby rozpocząć proces podpisywania.
- Na kolejnym ekranie musisz zaznaczyć, jaki typ dokumentu elektronicznego Cię interesuje. Do wyboru masz:
- Sprawozdanie finansowe;
- Dokument PDF;
- Dokument w jakimś innym formacie, np. tekstowym, MS Word, plik graficzny, czy nawet spakowane archiwum.
Przypuśćmy, że chcesz elektronicznie podpisać (lub sprawdzić) dokument PDF w formacie dedykowanym dla dokumentów PDF. Jeśli otworzysz tak podpisany dokument PDF, zobaczysz złożony w nim elektroniczny podpis (lub podpisy).
Po zaznaczeniu wybranej opcji kliknij w przycisk Dalej.
- Na kolejnym ekranie pomijasz dalsze opisy i od razu kliknij w łącze:
PODPISZ LUB SPRAWDŹ DOKUMENT PDF.
- Na następnej stronie aktywuj przycisk WYBIERZ DOKUMENT Z DYSKU i w systemowym kreatorze wskazujesz stosowny plik do podpisu.
Jeśli wszystko się udało, to na stronie powinna pojawić się informacja, że: Dokument został poprawnie dodany, a tuż pod nią komunikat, że teraz możesz podpisać dodany dokument za pomocą podpisu elektronicznego. Aby tego dokonać, kliknij w przycisk Podpisz.
- W tym momencie otwarta zostanie nowa strona, na której musisz zalogować się do Profilu Zaufanego. Wprowadzasz nazwę użytkownika lub adres e-mail podany w trakcie tworzenia Profilu, oraz hasło do niego. Na koniec klikasz łącze Zaloguj się.
Jeśli nie pamiętasz danych do Profilu Zaufanego, skorzystać możesz z opcji logowania przy pomocy banku lub innego dostawcy. W takiej sytuacji wybierz z listy swojego dostawcę i klikasz w odpowiednie łącze, np. Logowanie za pomocą Bank ING. W ten sposób możesz od razu założyć Profil Zaufany, jeśli go jeszcze nie posiadasz.
- Po zalogowaniu, na nowej stronie, w niewielkiej tabelce zostaną wyświetlone się informacje o Profilu Zaufanym, m.in. twoje dane osobowe i ważność Profilu.
W kolejnej tabelce znajdziesz krótką instrukcję i paginację dokumentu, jeśli jest dłuższy niż jedna strona. Instrukcja z pozoru jest bardzo prosta i brzmi następująco:
Wybierz stronę i kliknij myszką w miejscu, w którym chcesz wstawić stempel (graficzna wizualizacja podpisu), który domyślnie znajduje się w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu.
Niby wszystko jasne, ale jednak nie do końca. Przede wszystkim dla nas jest oczywiste, że osoba korzystająca z czytnika ekranu precyzyjnie nie wskaże w dokumencie interesującego ją miejsca. Po drugie instrukcja sugeruje, że po wybraniu z paginacji np. ostatniej strony, podpis znajdzie się właśnie na niej. Tymczasem instrukcję należy traktować bardzo dosłownie. Obojętne którą stronę wybierzemy z paginacji, to podpis i tak pozostanie na pierwszej stronie, w jej górnym prawym rogu. Dlatego jeśli korzystasz z czytnika ekranu, to samodzielnie nigdy nie umieścisz podpisu w innej niż domyślna lokalizacji. A to w którym miejscu znajduje się podpis elektroniczny, oczywiście nie ma żadnego znaczenia, jeśli chodzi o ważność podpisu i samego dokumentu. Jego lokalizacja i wizualizacja są czysto symboliczne. Dlatego podpisuj śmiało.
Skoro kwestie wizualne zostały już wyjaśnione, to dokument możesz podpisać klikając w przycisk Podpisz podpisem zaufanym
- Po kliknięciu wskazanego powyżej przycisku, na ekranie pojawi się komunikat:
Aby potwierdzić podpisanie dokumentu, zaloguj się do swojego banku lub innego dostawcy tożsamości, z którego usług korzystasz
Aby tego dokonać, kliknij przycisk Potwierdź.
- automatycznie otwarte zostanie okno dostawcy, u którego autoryzowaliśmy Profil Zaufany. W moim wypadku jest to Bank, do którego loguję się jak do konta bankowego.
po zalogowaniu otrzymasz SMS autoryzacyjny. Jeśli podasz i potwierdzisz prawidłowy kod, na ekranie pojawi się komunikat:
Dokument został podpisany
- Po chwili automatycznie zamknięta zostanie strona dostawcy i wrócisz do witryny Podpisu Zaufanego, gdzie w nagłówku poziomu pierwszego znajdziesz następującą informację:
Twój dokument został poprawnie podpisany
Pod komunikatem zlokalizowano nazwę podpisanego dokumentu oraz tabelę, w której znajdziesz dane osoby podpisującej, datę podpisania, status dokumentu w formie grafiki anonsowanej przez czytnik ekranu jako Ikonka – Ważny podpis obraz, oraz Rodzaj Podpisu, czyli w tym wypadku Podpis zaufany.
Finalnie klikasz w przycisk Pobierz i ściągasz podpisany dokument na dysk. Pobrany plik będzie posiadał identyczną lub bardzo podobną nazwę, co pierwotny dokument. Jeśli w nazwie występowały spacje, to zostaną one zastąpione symbolami w rodzaju, „%20”. Więc jeśli wcześniejsza nazwa pliku wyglądała następująco:
Wniosek o zwiększenie limitu energetycznego.PDF
To po podpisaniu i pobraniu na dysk może nazywać się on np. tak:
Wniosek%20o%20zwiekszenie%20limitu%20energetycznego.PDF
Nazwę pliku oczywiście można zmienić na bardziej ludzką.
Warto Wiedzieć
Gdy będziesz podpisywać dokument w formacie MS Word, czyli doc lub docx, albo jakiś dokument graficzny – np. skan dokumentu w formacie JPG, to po kliknięciu w przycisk Pobierz, na dysk ściągnięty zostanie plik o takiej samej, lub bardzo podobnej nazwie jak oryginał, ale posiadający dodatkowe rozszerzenie xml. Przykładowo mamy plik o nazwie:
Pozacenowe-kryteria-oceny-ofert-cz.II.docx
A po podpisaniu pobierzemy plik o nazwie:
Pozacenowe-kryteria-oceny-ofert-cz.II.docx.xml
Warto pamiętać, że każdy dokument podpisać może wiele osób. Jest to o tyle istotne, że często nas ktoś prosi o podpisanie dokumentu, a sam już tego nie robi. W sytuacji, gdy dokument nie jest np. naszym oświadczeniem, ale np. umową dotyczącą obu stron, to zawsze powinniśmy upomnieć się o wersję dokumentu podpisaną przez obie strony.
I już na sam koniec, ostatnia podpowiedź. Po kliknięciu przycisku Pobierz, automatycznie otwierane jest nowe okno przeglądarki, co stanowi oczywiste złamanie jednego z Kryteriów Sukcesu międzynarodowego standardu dostępności cyfrowej WCAG 2.1, ponieważ użytkownik nie jest uprzedzany o takim działaniu systemu. Ja jednak piszę Wam o tym, żebyście wiedzieli, że wystarczy po prostu zamknąć to okno, aby wrócić do ekranu z podpisanym dokumentem. A jest to ważne dlatego, że jeśli chcielibyście podpisać kolejny dokument, to na tym ekranie wystarczy kliknąć w łącze: „Wróć do początku”, aby przejść na ekran wyboru pliku z dysku. Czyli ten z punktu 4 instrukcji.
https://mojaszuflada.pl/czytnik-ekranu-a-podpisywanie-dokumentow-elektronicznych-profilem-zaufanym/
